Archiwizacja dokumentacji elektronicznej

W okresie pandemii wiele instytucji przeszło na realizację zadań w systemie zdalnym, korzystając z różnorodnych narzędzi (aplikacji) informatycznych. Nie zawsze były to systemy klasy EZD. Inne podmioty przyspieszyły proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Modyfikuje się także stan prawny w stronę zwiększenia liczby procedur realizowanych w postaci elektronicznej, w tym komunikacji w ramach doręczeń elektronicznych. Z tego względu wydaje się zasadnym przeanalizowanie sytuacji dokumentów elektronicznych w podmiotach publicznych pod kątem ich zabezpieczania, przechowywania i archiwizacji.

Cel szkolenia

Głównym celem szkolenia jest przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji elektronicznej w podmiotach publicznych oraz omówienie sposobu jej obsługi.

Uczestnicy szkolenia nabędą wiedzę i umiejętności w zakresie:

• Stosowania właściwych przepisów prawa w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną, jej przechowywania i archiwizacji.
• Podstawowych pojęć kancelaryjnych i archiwalnych w świecie cyfrowym, takich jak dokument elektroniczny, metadane, archiwum, twórca zespołu archiwalnego, jednostka archiwalna.
• Rozpoznawania stanu faktycznego dokumentów elektronicznych w podmiocie, tj. ich funkcjonowania w ramach systemów klasy EZD, systemów dziedzinowych, jako luźnych plików na dyskach sieciowych, dokumentów zapisanych na informatycznych nośnikach danych w składach tych nośników.
• Wartościowania i kwalifikowania dokumentacji elektronicznej.
• Archiwizacji dokumentacji pogrupowanej w sprawy w systemach klasy EZD.
• Archiwizacji dokumentacji znajdującej się w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych.
• Archiwizacji dokumentacji elektronicznej poza systemami klasy EZD.
• Obsługi dokumentacji elektronicznej w archiwum podmiotu publicznego (ewidencja, opracowanie, udostępnianie, wycofywanie).
• Prawidłowego przygotowania elektronicznych materiałów archiwalnych do przekazania do archiwów państwowych, w tym tworzenia paczki archiwalnej.
• Funkcjonowania Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
• Prawidłowego brakowania dokumentacji elektronicznej, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i procedurami.

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału w szkoleniu zapraszamy archiwistów zakładowych i osoby odpowiedzialne za archiwa jednostek,
archiwistów państwowych, zarządców dokumentacji i koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za wdrażanie, a następnie koordynowanie eksploatacji, systemów teleinformatycznych do realizacji określonych zadań lub usług, w tym ich dokumentowania, pracowników administracji publicznej wytwarzających lub obsługujących dokumenty elektroniczne, osoby odpowiedzialne za merytoryczną obsługę systemów teleinformatycznych, w tym systemów klasy EZD, czy systemów dziedzinowych.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej.

• Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji.
• Podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne w świecie cyfrowym.
• Dokument elektroniczny i jego metadane.
• Organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.

2. Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym – stan faktyczny z perspektywy archiwisty.

• Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.
• Sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej.
• Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych.
• Systemy dziedzinowe.
• Pliki na dyskach sieciowych.

3. Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych).

• W ramach spraw w modelu elektronicznym.
• W ramach spraw w modelu tradycyjnym.
• W składach informatycznych nośników danych.
• W systemach dziedzinowych.
• Poza systemami elektronicznymi.

4. Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum.

• Ewidencjonowanie.
• Przechowywanie i zabezpieczanie.
• Udostępnianie i wycofywanie.

5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

• Stan prawny.
• Procedura.
• Standard paczki archiwalnej.
• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

6. Brakowanie dokumentacji elektronicznej.

• Stan prawny.
• Procedura.
• Aspekty praktyczne.