Kompendium EZD - sprawne wdrożenie i efektywne wykorzystanie systemu w pracy urzędnika

Wdrożenie systemu klasy EZD nie jest już dziś tylko pomysłem na wyróżnienie się na tle innych instytucji, czy zastosowanie nowatorskich rozwiązań. To absolutnie podstawowa konieczność, wynikająca z założeń odgórnego procesu cyfryzacji państwa. 

Jeśli zostaniemy wyposażeni w podstawy teoretyczne oraz praktyczną wiedzę nt. sprawnego wdrażania i efektywnego wykorzystania systemu klasy EZD, nie tylko spełnimy ustawowy obowiązek. Zyskamy cenne narzędzie pracy, które odciąży nas w codziennych, urzędniczych obowiązkach.

Wchodząc w system klasy EZD bez przygotowania, narażamy się na problemy i rozczarowania. Zarówno podczas merytorycznej pracy w swojej instytucji, jak i przy okazji procesu archiwizacji dokumentacji elektronicznej. Dlatego, warto budować swoją świadomość i kompetencje dot. systemów klasy EZD.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest kompleksowe przygotowanie pracowników urzędów administracji publicznej do sprawnego wdrożenia systemu klasy EZD oraz efektywnego wykorzystania go w codziennej pracy. Tak, by uzyskać maksimum korzyści z cyfryzacji instytucji, jednocześnie unikając problemów i rozczarowań.

Na szkoleniu dowiesz się, jak sprawnie, bezproblemowo i optymalnie wdrożyć system klasy EZD w swojej instytucji pod względem kancelaryjno – archiwalnym, pod względem organizacji jednostki, pod względem informatycznym.

W trakcie szkolenia zostanie szczegółowo omówione:

• w jaki sposób pracować na co dzień w systemie EZD, aby uniknąć problemów, a zmaksymalizować korzyści,
• jak wykorzystać funkcje systemu do efektywnej realizacji swoich zadań służbowych.

Udział w szkoleniu pozwoli Ci zdobyć cenną wiedzę, wynikającą z wieloletnich doświadczeń przy wdrażaniu i użytkowaniu systemów klasy EZD.

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału w szkoleniu zapraszamy: urzędników realizujących zadania merytoryczne, przedstawicieli kierownictwa jednostek, urzędników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji, koordynatorów czynności kancelaryjnych, administratorów systemów IT, odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymywanie systemu klasy EZD, archiwistów zakładowych.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Kompendium EZD. Wprowadzenie - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.

• Rzeczywistość przed cyfrową erą EZD. Przepisy kancelaryjne, w tym rejestracja wpływów, klasyfikacja, kwalifikacja i archiwizacja akt.
• System EZD jako nowoczesna teczka przyszłości, cyfrowy długopis – przeobrażenie mentalności.
• Znajomość zasad kancelaryjno – archiwalnych wśród pracowników jako fundament udanego wdrożenia systemu klasy EZD.
• Rejestracja wpływów - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt - założenia elektronicznego obiegu dokumentów. W tym: przypisywanie dokumentacji do symboli z JRWA.
• Pojęcie komórki merytorycznej, komórki wnioskującej – zakładanie spraw/zbioru dokumentacji nietworzącej akt sprawy na właściwym etapie.
• Archiwizacja w cyfrowym świecie EZD jako pozytywna rewolucja.
• Odpowiedzi na pytania.

2. Kompendium EZD. Wprowadzenie. Obawy, niechęć do zmian. Postęp technologiczny – od maszyny przez komputer aż po zaawansowane systemy IT.

• Przeobrażenia narzędzi pracy urzędnika. Rewolucje i ewolucje.
• Systemy IT realizujące merytoryczne procesy a system klasy EZD wspierający gromadzenie i archiwizację akt.
• „Nowy system? Będzie jeszcze więcej pracy!” – obawy przed wdrożeniem.
• Przedstawienie korzyści z pracy w systemie klasy EZD względem obiegu papierowego.
• Podstawowe zasady prawidłowego wdrożenia systemu klasy EZD – rekomendowane dla minimalizacji wystąpienia sytuacji, co do których istnieją obawy.
• Odpowiedzi na pytania.
• Przerwa – 15 minut.

3. Kompendium EZD. Sprawne wdrożenie. Rozwiązania przejściowe dot. obiegu dokumentów. Typy wdrożeń.

• Specyficzne rodzaje dokumentacji. Wyłączenia i ograniczenia od stosowania systemu klasy EZD.
• Sprawy wszczęte przed wdrożeniem systemu klasy EZD w jednostce, w tym sposób postępowania z napływającymi za pośrednictwem systemu dokumentami.
• Sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji na gruncie Instrukcji kancelaryjnej.
• Skład chronologiczny – rozwiązanie przejściowe oraz długofalowe.
• Typy wdrożeń – ewolucyjne i rewolucyjne. Zalety i wady.
• Typy wdrożeń – scentralizowane i zdecentralizowane. Zalety i wady.
• Odpowiedzi na pytania.

4. Kompendium EZD. Sprawne wdrożenie. Kwestie graniczne z IT. Uprawnienia, struktura organizacyjna, JRWA – konfiguracja w EZD.

• Podział kompetencji między administratorem IT a koordynatorem czynności kancelaryjnych – w szczególności na etapie wdrożenia systemu. Zespoły ds. EZD w jednostkach.
• Polityka nadawania w uprawnień w systemie klasy EZD.
• Usystematyzowanie tworzenia i zmian struktury organizacyjnej jednostki w systemie.
• Zarządzanie JRWA w EZD, w tym tworzenie podteczek, dokumentacja nietworząca akt sprawy.
• Odpowiedzi na pytania dot. zagadnień z działu IV.
• Przerwa – 15 minut.

5. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Obieg dokumentacji elektronicznej w systemie. Dobre praktyki – Punkty kancelaryjne, Referenci spraw i kierownictwo jednostki.

• Omówienie różnic i celowości zastosowania funkcji „Przekaż”, „Udostępnij” oraz „Kopia”.
• Dekretacja/rozdział przesyłek wpływających na komórki merytoryczne.
• Zasada drogi służbowej na etapie dekretacji oraz przy pracy nad dokumentem z poziomu referenta. W tym: akceptacja jako narzędzie do realizacji drogi służbowej w prowadzonych sprawach.
• Prowadzenie składu chronologicznego, oddawanie dokumentów do składu.
• Rejestracja korespondencji wpływającej do jednostki: elektronicznie i papierowo.
• Wysyłanie korespondencji zewnętrznej: elektronicznie i papierowo.
• Problem tzw. luźnych koszulek, w tym zasada wiązania koszulek do spraw. Pojęcie kompletności akt.
• Metadane dokumentów i spraw, w tym właściwe uzupełnianie tytułów.
• Czym jest podpis elektroniczny – przede wszystkim wyjaśnienie, co przesądza o jego ważności. Podpisywanie elektroniczne dokumentów w EZD.
• Odpowiedzi na pytania.

6. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Obieg dokumentacji elektronicznej w systemie. Dobre praktyki - Koordynatorzy czynności kancelaryjnych/Koordynatorzy EZD/Zespoły ds. EZD oraz Archiwiści zakładowi.

• Po co nam koordynator/Zespół ds. EZD? Przedstawienie celowości konieczności istnienia pracownika realizującego te zadania. Wymogi wobec osoby pełniącej tę funkcję.
• Najważniejsze zadania, które powinien realizować koordynator. Omówienie metod działania koordynatora/Zespołu ds. EZD.
• Koordynator a administrator systemu (IT). Podział kompetencji pomiędzy administratorem IT a koordynatorem/Zespołem ds. EZD.
• Przygotowania do archiwizacji, w szczególności bieżący nadzór, kontrole spraw, harmonogram archiwizacji.
• Omówienie procedury przekazywania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – poprzez „Spis Spraw”.
• Omówienie wymogów stawianych przez Archiwum Zakładowego co do poprawności gromadzonej dokumentacji. Konkretne przykłady.
• Omówienie procedury przyjmowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – moduł „Archiwum”.
• Archiwizacja odejściowa - niestandardowe rozwiązanie zwiększające płynność i efektywność procesu archiwizacji.
• Odpowiedzi na pytania.
• Przerwa - 15 min.

7. Kompendium EZD. Efektywne wykorzystanie w pracy urzędnika. Omówienie modułów i funkcji systemu EZD usprawniających, przyspieszających i optymalizujących codzienną pracę w systemie.

• Integracja EZD z e- Doręczeniami i platformą e-PUAP.
• Integracja EZD z KSeF.
• Podpis hurtowy.
• Szablony obiegu.
• Konta techniczne.
• Wyszukiwanie, w tym atrybuty.
• Raporty i rejestry.
• Terminowość i przypomnienia.
• Odpowiedzi na pytania.

8. Podsumowanie. Ogólna dyskusja – pytania uczestników i odpowiedzi prowadzącego.