Składy chronologiczne – organizacja i postępowanie z dokumentacją

Organizacja pracy współczesnej kancelarii jest dziś ściśle związana z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, narzędzi informatycznych, ze szczególnym wskazaniem na systemy teleinformatyczne, w których można wytwarzać, gromadzić i zarządzać w sposób elektroniczny dokumentacją elektroniczną. Aktualnie administracja, choć w znakomitej części posługująca się już dokumentem elektronicznym, nadal zarządza dokumentacją w postaci papierowej z uwagi na papierowy w znakomitej większości zasób archiwów zakładowych oraz pozostawienie obywatelom i podmiotom niepublicznym możliwości komunikowania się tradycyjnymi kanałami doręczania korespondencji, tj. osobiście na biuro podawcze i za pośrednictwem operatorów realizujących usługi pocztowe i kurierskie, a więc tych, które skutkują pojawieniem się w organizacji papierowego pisma/dokumentu lub fizycznego nośnika danych cyfrowych.

Zbiorem szczególnym z punktu widzenia organizacji pracy kancelaryjnej współczesnego urzędu jest skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych. Pomimo wydania w 2011 r. pierwszych przepisów mówiących o sposobie organizacji i podstawowych zasadach funkcjonowania obu ww. zbiorów nadal pojawiają się problemy wynikające ze specyfiki pracy danej organizacji, utrwalonego sposobu postępowania w danym typie spraw oraz niedostatecznego opisania w przepisach prawa, instrukcjach kancelaryjnych zasad postępowania z dokumentacją zgromadzoną w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Tematyka ta nie jest także omawiana w branżowej literaturze. Kształtuje się więc pewna nieopisana i nieuregulowana nigdzie praktyka, nie zawsze zgodna z samą ideą funkcjonowania składów. Warto zatem przyjrzeć się tym zbiorom dokumentacji w kontekście rosnącego zainteresowania nowoczesnymi rozwiązaniami w pracy biurowej oraz zapowiadanym obowiązkiem korzystania przez podmioty publiczne z systemów klasy EZD. 

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z podstawowymi zasadami jakie powinny przyświecać organizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych. Przyjrzymy się także poszczególnym rodzajom składów, układowi dokumentacji, a przede wszystkim praktycznym przypadkom, które pozwolą zrozumieć jak poradzić sobie z nietypowymi sytuacjami w sposób zgodny z istotą elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacji przy wykorzystaniu możliwości jakie dają składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych. 

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie skierowane jest do osób odpowiadających za organizację pracy kancelarii urzędu w podmiotach stosujących elektroniczne zarządzanie dokumentacją, pracowników kancelarii, składów chronologicznych, dla członków zespołów wdrażających systemy klasy EZD, koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów, osoby opracowujące przepisy kancelaryjno-archiwalne i ich szefów. Do udziału zapraszamy także teoretyków i osoby zajmujące się naukowo tematyką zarządzania dokumentacją z uwagi na prezentowane przykłady praktyczne.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w organizacji.

• Co to jest EZD i czym się różni od systemu EZD?
• EZD jako wspierający system wykonywania czynności kancelaryjnych.
• EZD jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych.
• Po co nam składy chronologiczne w e-administracji?
• Po co nam składy informatycznych nośników danych?

2. Składy dokumentacyjne w jednostkach – rodzaje i charakterystyka.

• Składy chronologiczne.
• Składy informatycznych nośników danych.
• Klasyfikacja zbiorów składowych – kryteria tworzenia zbiorów.

3. Organizacja składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych.

• Gdzie zlokalizować składy?
• Jak je zabezpieczyć?
• Jak zapewnić integralność przesyłek?
• Jakie zastosować opakowania?

4. Oznakowania i układ dokumentacji w składach.

• Kody i identyfikatory w składach chronologicznych.
• Kody i identyfikatory w składach informatycznych nośników danych.
• Układ dokumentacji w składach.

5. Składy chronologiczne – charakterystyka zbiorów składowych.

• Składy niepełne.
• Składy pełne.
• Składy wewnętrzne.
• Inne rodzaje zbiorów składowych.

6. Składy informatycznych nośników danych – charakterystyka zbiorów składowych .

• Składy niepełne.
• Składy pełne.
• Składy wewnętrzne.
• Inne rodzaje zbiorów składowych.

7. Akta sprawy a dokumentacja w składach.

• Tryb prowadzenia sprawy.
• Klasyfikacja dokumentacji w składach.
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji w składach.
• Dokumentacja w składach a referent sprawy.

8. Co dalej ze składami?

• Przejmowanie do archiwum zakładowego.
• Brakowanie.
• Przekazywanie do archiwum państwowego.