RODO w archiwum zakładowym i składnicy akt

W trakcie szkolenia uczestnicy zdobędą wiedzę w jaki sposób właściwie zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych przechowywanych w archiwach zakładowych/składnicach akt.

Cel szkolenia

• Zdobycie umiejętności przeciwdziałania naruszeniom przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez poznanie podstawy prawnej oraz środków technicznych.
• Zapewnienie bezpieczeństwa prowadzonej przez archiwistów zakładowych i pracowników składnic akt dokumentacji pracowników oraz dokumentacji archiwum.
• Zdobycie umiejętności prawidłowego archiwizowania dokumentacji pod względem najnowszych wymagań archiwów.

Na szkoleniu dowiesz się jak właściwie zadbać o ochronę danych osobowych przechowywanych w archiwach zakładowych i składnicach akt. Dowiesz się również w jaki sposób prowadzić ewidencję związaną z ochroną danych osobowych w archiwum.  

Dla kogo jest to szkolenie?

W szkoleniu powinni wziąć udział archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt oraz wszyscy pracownicy zajmujący się archiwizacją w firmach i urzędach.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Podstawy prawne.

• Czy w archiwum zakładowym / składnicy akt obowiązuje RODO?
• Dane osobowe zwykłych oraz szczególnych kategorii przetwarzania. Czy można je przetwarzać w archiwum zakładowym / składnicy akt?
• Jakie obszary ochrony danych osobowych obowiązują w archiwach zakładowych / składnicach akt, a jakie nie?
• Prawa osób których dane dotyczą – ograniczenia w stosowaniu w obszarze archiwum zakładowego / składnicy akt.
• Zadania i obowiązki archiwisty i pracownika składnicy akt we współpracy z inspektorem ochrony danych lub administratorem danych osobowych.
• Obowiązki administratora danych osobowych i inspektora ochrony danych osobowych względem archiwum zakładowego / składnicy akt.
• Nowelizacja ustawy archiwalnej z 4 maja 2019 r. – zastosowanie RODO sektorowego w archiwach zakładowych i składnicach akt.

2. Niezbędnik Archiwisty: archiwum zgodne z RODO w 13 krokach. 

• Wymogi formalne.
• Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.
• Dobre praktyki.
• Czego należy unikać?
• Case study.

3. Zagadnienia praktyczne: Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

• W jakich sytuacjach można przetwarzać dane osobowe bez uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
• Kwestia udostępniania dokumentacji – dane osobowe zwykłe a dane szczególnych kategorii przetwarzania.
• Karta udostępnienia akt, karta wypożyczenia akt.
• Incydenty przetwarzania danych osobowych w archiwach, zgłaszanie i podejmowanie czynności przez archiwistę.
• Dokumentacja osób nieżyjących.
• Akta osobowe – zasady udostępniania i przechowywania.
• Dokumentacja medyczna – zasady udostępniania i przechowywania.
• Kwerendy, zaświadczenia wydawane z zasobu archiwum zakładowego. Zmiany w zaświadczeniach.
• Środki techniczne i organizacyjne przetwarzania danych osobowych w archiwach państwowych zgodnie z zasadą adekwatności.
• Udostępnianie skanów dokumentów w Internecie, np. skany ksiąg parafialnych gdzie występują dane osobowe. Czy możemy udostępniać takie skany, jeżeli nie mamy wiedzy czy osoba żyje?
• Czy możemy udostępniać w formie prezentacji (publicznie na wystawach) zdjęcia osób (np. pracowników) bez uzyskania zgody na udostępnienie wizerunku? Czy zgoda każdej osoby ze zdjęcia jest wymagana?
• Czy można przesyłać mailem spisy akt osobowych z jednostki organizacyjnej do archiwum państwowego, czy ten mail wymaga szyfrowania? Alternatywne i bezpieczne formy wysyłki.
• Czy można robić fotografie dokumentów zawierających dane osobowe w czasie przeprowadzania kontroli lub ekspertyzy archiwalnej w jednostkach nadzorowanych przez archiwa państwowe?
• Czy archiwum powinno prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych?