Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych

Dokumentacja projektów unijnych podlega szczególnym zasadom tworzenia, przechowywania, obiegu i archiwizacji. Jej prawidłowe prowadzenie ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia projektów oraz ograniczenia ryzyka zwrotu środków w wyniku kontroli lub audytów. Regulacje prawa krajowego i unijnego, a także zapisy umów o dofinansowanie nakładają na beneficjentów szereg obowiązków dotyczących przejrzystości, kompletności, trwałości i dostępności dokumentacji.

W praktyce wiele problemów wynika z błędnego kwalifikowania dokumentacji, niepełnego obiegu informacji, stosowania niespójnych standardów opisu dokumentów, a także niejednolitych zasad archiwizacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi a archiwum. Dodatkową trudność stanowi wdrażanie systemów teleinformatycznych do komunikacji w związku z realizacją projektu i konieczność zabezpieczenia zarówno papierowej, jak i elektronicznej postaci dokumentów.

Szkolenie pozwoli uczestnikom uporządkować wiedzę dotyczącą zasad kancelaryjno-archiwalnych, zapoznać się z wymaganiami wynikającymi z regulacji oraz poznać praktyczne metody pracy z dokumentacją projektową – od jej powstania, poprzez obieg, aż po przekazanie do archiwum. Uczestnicy otrzymają również wskazówki dotyczące prawidłowego liczenia okresów przechowywania, kompletowania dokumentacji w teczkach oraz przygotowania dokumentacji do archiwizacji i zapewnienia jej dostępności dla celów kontrolnych i audytowych.

Cel szkolenia

Głównym celem szkolenia jest przybliżenie zasad postępowania z dokumentacją projektów unijnych w świetle regulacji europejskich i polskich na każdym etapie jej obsługi: od bieżącego zarządzania do obsługi archiwalnej.

Uczestnicy szkolenia nabędą wiedzę i umiejętności w zakresie:

• Stosowania właściwych przepisów krajowych i unijnych dotyczących dokumentacji projektów unijnych do konkretnego stanu prawnego i faktycznego tej dokumentacji.
• Właściwego interpretowania treści umów o dofinansowanie względem obowiązków dokumentacyjnych.
• Rozróżniania rodzajów dokumentacji projektowej i poprawnego jej klasyfikowania na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Określania i prawidłowego liczenia okresów przechowywania dokumentacji w korelacji zapisów umów i kwalifikacji archiwalnej wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Organizowania obiegu dokumentów dotyczących projektów unijnych oraz sposobu ich gromadzenia i przechowywania w systemie tradycyjnym i w ramach EZD.
• Porządkowania i przygotowywania dokumentacji projektów unijnych do archiwizacji.
• Prawidłowego przekazywania dokumentacji do archiwum i zapewnienia jej zabezpieczenia.

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie skierowane jest do osób, które w swojej pracy mają kontakt z dokumentacją projektów unijnych, w szczególności pracowników obsługujących projekty finansowane ze środków UE, pracowników odpowiedzialnych za dokumentację realizowanych i zrealizowanych projektów unijnych, archiwistów zakładowych i osób odpowiedzialnych za archiwa jednostek, osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji do kontroli, audytów i ewaluacji, wszystkich pracowników administracyjnych, którzy mają kontakt z dokumentacją projektową.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją projektów unijnych.

• Regulacje prawa krajowego.
• Regulacje prawa europejskiego.
• Znaczenie zapisów w umowach na finansowanie projektów unijnych.

2. Rodzaje i typy dokumentacji, w tym dokumentacji projektów unijnych.

• Pojęcie dokumentu, dokumentacji.
• Rodzaje dokumentacji, w tym dokumentacji projektów unijnych.

3 Wartość archiwalna dokumentacji projektów unijnych.

• Kwalifikacja archiwalna.
• Okresy przechowywania, wynikające z zawieranych umów lub innych regulacji.
• Sposób prawidłowego liczenia okresów przechowywania.

4. Zasady obsługi (obiegu) dokumentów oraz rejestracji spraw w zakresie obsługi projektów unijnych w systemie tradycyjnym i w systemie EZD.

• Obieg dokumentacji projektów unijnych w świetle instrukcji kancelaryjnej.
• Kompetencje komórek organizacyjnych a sposób gromadzenia dokumentacji projektów unijnych.
• Dotychczasowy system SL2014, system CST2021 a postać dokumentacji projektów unijnych.

5. Przechowywanie dokumentacji projektów unijnych.

• Odpowiedzialność komórek organizacyjnych za stan dokumentacji.
• Opis dokumentacji i sposób jej zabezpieczenia.

6. Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych.

• Porządkowanie.
• Ewidencjonowanie.
• Przekazywanie do archiwum.
• Przechowywanie w archiwum.