Archiwizacja dokumentacji technicznej i fotograficznej

Dokumentacja techniczna oraz fotografie to specyficzne rodzaje dokumentów, wymagające niestandardowych procedur archiwizacji. Na tym szkoleniu dowiesz się jak je porządkować, opisywać, ewidencjonować oraz jak długo przechowywać i na jakich zasadach brakować, a także przekazywać do archiwum państwowego.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z zasadami archiwizacji dokumentacji technicznej i fotograficznej.

Na szkoleniu omówione zostaną kwestie przejmowania do archiwum zakładowego, kwalifikowania i klasyfikowania, opracowania archiwalnego, a także ewidencjonowania, zabezpieczania oraz udostępniania ww. dokumentacji.

Na szkoleniu dowiesz się:

• jak gromadzić dokumentację techniczną i fotograficzną,
• jak porządkować, opisywać i ewidencjonować dokumentację techniczną i fotograficzną,
• jak długo przechowywać ten rodzaj dokumentacji,
• jak brakować dokumentacje techniczną i fotograficzną,
• jak postępować z dokumentacją w archiwum zakładowym oraz jak ja przekazywać do archiwum państwowego.

Dla kogo jest to szkolenie? 

W szkoleniu powinni wziąć udział archiwiści zakładowi, osoby zajmujące się prowadzeniem dokumentacji technicznej i fotograficznej, jej porządkowaniem i przechowywaniem.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Przepisy wykonawcze do ustawy.
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w zakresie postępowania z dokumentacją techniczną i fotograficzną.

2. Miejsce dokumentacji technicznej i fotograficznej w procesie obiegu dokumentów w Podmiocie:

• Dokumentacja techniczna i fotograficzna w aktach spraw oraz zbiorach dokumentów:
  • definicje dokumentacji technicznej i fotograficznej,
  • sposoby gromadzenia dokumentacji technicznej i fotograficznej,
  • dokumentacja techniczna i fotograficzna a akta spraw,
  • pojęcie jednostki archiwalnej w odniesieniu do w/w rodzajów dokumentacji.
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i kwalifikator dokumentacji technicznej.
• Klasyfikacja rzeczowa i kwalifikacja archiwalna dokumentacji technicznej i fotograficznej.
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji technicznej a bieg okresu jej przechowywania.

3. Archiwizacja dokumentacji technicznej i fotograficznej:

• Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych.
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego:
  • termin przekazania,
  • porządkowanie dokumentacji,
  • formowanie i opisywanie jednostek archiwalnych,
  • sporządzanie ewidencji.
• Instrukcja oceny dokumentacji technicznej.
• Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji (kryteria układu, topografia zasobu, zabezpieczenie techniczne).
• Przekwalifikowanie dokumentacji w zasobie archiwum zakładowego.
• Brakowanie dokumentacji technicznej i fotograficznej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania:
  • ekspertyza archiwalna dokumentacji technicznej i fotograficznej oraz jej wpływ na kwalifikację tej dokumentacji,
  • etapy prawidłowo przeprowadzonego brakowania dokumentacji.