Archiwum zakładowe

W trakcie szkolenia uczestnicy zdobędą wiedzę w jaki sposób prawidłowo przekazywać do archiwum dokumentację, jak należycie prowadzić archiwum zakładowe i składnicę akt, oraz jakie obowiązki nałożone są na archiwistów w zakresie archiwizacji dokumentacji. 

Cel szkolenia

• Zdobycie wiedzy na temat stosowania normatywów kancelaryjnych.
• Zapoznanie się z prawidłowym obiegiem dokumentów.
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo archiwizować dokumentację.
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo przekazywać akta do archiwum.
• Zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją.

Na szkoleniu dowiesz się:

• Jak właściwie prowadzić archiwum zakładowe lub składnicę akt?
• Jak archiwizować dokumentację?
• Jak brakować dokumenty, których okres przechowywania już upłynął?
• W jaki sposób komórki mają przekazywać akta do archiwum?

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie kierujemy w szczególności do pracowników kancelarii/sekretariatów, osób rozpoczynających pracę w archiwum zakładowym/składnicy akt, osób pracujących w archiwum/składnicy oraz wszystkich zainteresowanych tematem. 

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Rodzaje współczesnej dokumentacji.

• Podział dokumentacji pod względem formy i podmiotowości.
• Rodzaje dokumentacji aktowej i nieaktowej.
• Rodzaje dokumentacji typowej i specyficznej.
• Dokumentacja jawna i niejawna.
• Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna.

Przerwa 15 min.

2. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją.

• Najważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego.
• Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego.
• Narodowy zasób archiwalny.
• Państwowy zasób archiwalny.
• Niepaństwowy zasób archiwalny.
• Państwowa sieć archiwalna.
• Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym.
• Formy ochrony prawnej.

Przerwa 15 min.

3. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach z dnia 4 maja 2019 r. 

• Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt.
• Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję.
• Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów.
• Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą.
• Prowadzenie rejestru zawartych umów.

Przerwa 15 min.

4. Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe.

• Tradycyjny obieg dokumentacji.
• System mieszany.
• Elektroniczny system obiegu i zarządzania dokumentacją (EZD).
• Instrukcja kancelaryjna.
• Jednolity rzeczowy wykaz akt.
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, Bc).
• Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
• Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych.
• Opisywanie teczek.
• Sporządzanie ewidencji.

Przerwa 15 min.

5. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt.

• Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt.
• Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego.
• Personel archiwum zakładowego i składnicy akt.
• Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt.
• Wyposażenie archiwum zakładowego.
• Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych.
• Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt.
• Środki ewidencyjne archiwum zakładowego.
• Udostępnianie dokumentacji.
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
• Konserwacja akt.
• Przekazywane akt do archiwum państwowego.
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego.
• Typowe problemy w pracy archiwisty – jak sobie z nimi poradzić?.
• Case study.

Przerwa 15 min.

6. Archiwizacja dokumentacji.

• Terminologia archiwizowania.
• Studia wstępne.
• Rozpoznanie przynależności zespołowej.
• Segregacja dokumentacji.
• Systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu.
• Weryfikacja kategorii archiwalnych.
• Brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej.
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych.
• Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
• Opisywanie teczek.
• Inwentaryzacja.
• Sygnowanie dokumentacji.
• Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.
• Typowe problemy.
• Case study.

7. Procedura brakowania dokumentacji.

• Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur.
• Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji.
• Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (przepisy prawa i względy praktyczne).
• Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
• Typowanie dokumentacji do zniszczenia.
• Sporządzanie wniosku na brakowanie.