Najczęstsze błędy w postępowaniu z dokumentacją elektroniczną w systemie EZD PUW w sądach

System EZD PUW wkroczył śmiałym krokiem do polskiego sądownictwa - zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości. Począwszy od 1.01.2024 r. każdy sąd został zobowiązany do stosowania EZD PUW jako podstawowego sposobu prowadzenia dokumentacji w zakresie działalności w przedmiocie administracji i nadzoru. Wskazano na samym wstępie bardzo liczną ilość symboli z wykazu akt do prowadzenia wyłącznie elektronicznie.

EZD to przyszłość administracji publicznej w Polsce. Jest narzędziem, które usprawnia i przyspiesza realizację zadań, a także w konsekwencji zmniejsza ponoszone nakłady pracy. Wszystko to będzie możliwe pod warunkiem wykonywania prawidłowo pracy w EZD PUW, bez popełniania błędów, które szczególnie nawarstwione przyczyniają się do utrudnień podczas codziennej pracy, a także generują problemy z archiwizacją dokumentacji elektronicznej.

Jeśli na bieżąco elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany poprawnie, archiwizacja kojarzona dotąd z pracochłonnym procesem żmudnego przygotowywania teczek, w systemie EZD sprowadza się do kilku kliknięć.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z najczęściej popełnianymi błędami przez urzędników sądowych oraz ich przyczynami a także przekazanie wiedzy na temat dobrych praktyk w zakresie obiegu dokumentacji elektronicznej.

W trakcie szkolenia zostaną szczegółowo omówione m.in. następujące kwestie:

• rzeczywistość obiegu dokumentów pozaorzeczniczych w sądownictwie przed ujednoliceniem w skali kraju przepisów kancelaryjnych,
• system EZD a inne systemy informatyczne tzw. tematyczne służące realizacji merytorycznych procesów, w tym systemy repertoryjno – biurowe, finansowo – księgowe, kadrowe,
• dokumentacja dotycząca działalności orzeczniczej sądu, a dokumentacja dot. administracji i nadzoru – rozgraniczenie,
• pojęcie komórki merytorycznej, komórki wnioskującej,
• sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji na gruncie Instrukcji kancelaryjnej sądów powszechnych,
• rejestracja w RPW – czym jest wpływ? Specyfika sądów, tj. wydziały orzecznicze i oddziały administracyjne – interpretacja zapisów Instrukcji kancelaryjnej sądów powszechnych,
• rejestracja korespondencji – praktyki w zakresie obsługi w EZD dokumentów orzeczniczych adresowanych na Prezesa Sądu bądź przesyłanych przez ePUAP.

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału w szkoleniu zapraszamy: urzędników sądowych realizujących zadania merytoryczne oraz przedstawicieli kierownictwa, urzędników sądowych zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji, koordynatorów systemu EZD PUW w sądach, kierowników oddziałów/sekcji administracyjnych w sądach, archiwistów sądowych.

1. Wprowadzenie do postępowania dokumentacją elektroniczną – EZD PUW.

• Przypomnienie podstawowych pojęć w zakresie przepisów kancelaryjno – archiwalnych, w tym wykaz akt, obieg dokumentów, klasyfikacja, kwalifikacja.
• Rzeczywistość obiegu dokumentów pozaorzeczniczych w sądownictwie przed ujednoliceniem w skali kraju przepisów kancelaryjnych – przedstawienie ewolucji.
• Ogólne zarysowanie założeń, idei wdrożenia EZD PUW jako narzędzia zastępującego papierową teczkę aktową.
• System EZD a inne systemy informatyczne tzw. tematyczne służące realizacji merytorycznych procesów, w tym systemy repertoryjno – biurowe, finansowo – księgowe, kadrowe.
• Przedstawienie korzyści w pracy wynikających z realizowaniem zadań w EZD w kontrze do papierowej teczki aktowej.
• Przykłady obaw przed wdrożeniem EZD PUW na praktycznych przykładach oraz odniesienie się do nich.
• Omówienie, dlaczego istotna jest poprawne postępowanie z dokumentacją w systemie EZD PUW.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. I.

2. Obieg dokumentów w systemie EZD PUW. Podstawowe zasady oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Dokumentacja dotycząca działalności orzeczniczej sądu a dokumentacja dot. administracji i nadzoru – rozgraniczenie zasadności i zakresu używania systemu EZD w zależności od rodzaju akt.
• Omówienie różnic i celowości zastosowania funkcji „Przekaż”, „Udostępnij” oraz „Kopia”.
• Zasada drogi służbowej na etapie dekretacji oraz przy pracy nad dokumentem z poziomu referenta.
• Pojęcie komórki merytorycznej, komórki wnioskującej – zakładanie spraw/zbioru dokumentacji nietworzącej akt sprawy na właściwym etapie.
• Problem tzw. luźnych koszulek, w tym zasada wiązania koszulek do spraw w celu zachowania kompletności akt.
• Sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji na gruncie Instrukcji kancelaryjnej sądów powszechnych.
• Udostępnianie: do odczytu (do wiadomości), edycja (pozyskanie informacji do tabeli w komórce merytorycznej od innych komórek).
• Udostępnianie w celu uzyskania wkładu własnego (opinie, stanowiska z innych komórek do akt sprawy w komórce merytorycznej).
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. II.

3. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie punktu kancelaryjnego i kierownictwa jednostki. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Rejestracja w RPW – czym jest wpływ? Specyfika sądów, tj. wydziały orzecznicze i oddziały administracyjne – interpretacja zapisów Instrukcji kancelaryjnej sądów powszechnych.
• Rejestracja korespondencji – praktyki w zakresie obsługi w EZD dokumentów orzeczniczych adresowanych na Prezesa Sądu bądź przesyłanych przez ePUAP.
• Rejestracja korespondencji wpływającej – elektronicznej: e-mail, ePUAP,
• Rejestracja korespondencji wpływającej – papierowej: pocztowa, składana osobiście przez obywatela.
• Skład chronologiczny – wprowadzenie pojęcia, obsługa składu na etapie rejestracji przesyłek wpływających; ilość składów – interpretacja zapisów Instrukcji kancelaryjnej w tym zakresie.
• Skład chronologiczny – wyrejestrowywanie ze składu a usuwanie kodu technicznego – omówienie zasadności w zależności od przypadku, tj. dokument orzeczniczy / administracyjny.
• Wysyłanie korespondencji papierowej – punkt kancelaryjny.
• Dekretacja/rozdział przesyłek wpływających na komórki merytoryczne.
• Omówienie, czym jest podpis elektroniczny – przede wszystkim wyjaśnienie, co przesądza o jego ważności. Podpisywanie elektroniczne dokumentów w EZD PUW, w tym podpis hurtowy.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. III.

4. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie referenta. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji (tj. przypisanie do symbolu z JRWA [wykazu akt].
• Gromadzenie dokumentacji w ramach elektronicznych akt sprawy/zbiorze akt nietworzących akt sprawy, w tym: rozróżnienie sprawy od nietworzącej akt sprawy, kompletność akt.
• Omówienie postępowania w sytuacji, gdy jeden dokument wpływający dot. zarówno sprawy orzeczniczej, jak i nadzoru administracyjnego nad postępowaniem.
• Poczta tradycyjna realizowana w EZD a generowanie jej w systemach reperytoryjno – biurowych – interpretacja zapisów Instrukcji kancelaryjnej sądów powszechnych.
• Wysyłka korespondencji przez referenta sprawy: e-mail, ePUAP, poczta tradycyjna.
• Metadane dokumentów i spraw, w tym właściwe uzupełnianie tytułów.
• Postępowanie z dokumentami papierowymi w sprawach elektronicznych, szczególnie wytworzone wewnętrznie – skład chronologiczny.
• Skład chronologiczny – omówienie postępowania w sytuacji, gdy konieczne jest zwrócenie akt do innego sądu – tj. rozdział wpływu znajdującego się w zasobie składu.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. IV.

5. Koordynator EZD PUW na gruncie realiów sądownictwa. Rola w eliminowaniu błędów i wypracowywaniu dobrych praktyk.

• Po co nam koordynator? Przedstawienie celowości konieczności istnienia pracownika realizującego te zadania.
• Koordynator w administrator systemu – omówienie na gruncie wytycznych Ministerstwa Sprawiedliwości.
• Kim powinien być koordynator? Wymogi wobec pracownika.
• Koordynator a kierownik oddziału bądź sekcji administracyjnej – specyfika sądownictwa na podstawie Zarządzenia MS.
• Najważniejsze zadania, które powinien realizować koordynator.
• Omówienie podstawowych metod działania koordynatora.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. V.

6. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie referenta sprawy. Przedstawienie funkcjonalności oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Omówienie procedury przekazywania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – poprzez „Spis Spraw”.
• Omówienie wymogów stawianych przez Archiwum Zakładowego co do poprawności kancelaryjno – archiwalnej gromadzonej dokumentacji.
• Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie przyjęta na stan AZ.
• Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie odrzucona przez AZ.
• Dobra praktyka oraz sposób na przećwiczenie archiwizacji elektronicznej – archiwizacja przed terminem 2 lat - z tytułu odejścia pracownika z sądu bądź komórki organizacyjnej.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. VI.

7. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie Archiwisty Zakładowego. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Przygotowania do archiwizacji, w szczególności bieżący nadzór, kontrole spraw, harmonogram archiwizacji.
• Omówienie procedury przyjmowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – moduł „Archiwum”.
• Ogólne zarysowanie kwestii brakowania dokumentacji elektronicznej.
• Ogólne zarysowanie kwestii przekazywania dokumentacji elektronicznej do Archiwum Państwowego.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania zadawane na czacie w trakcie omawiania zagadnień z cz. VII.

8. Ogólna dyskusja nt. zagadnień związanych z pracą w systemie EZD PUW oraz postępowaniem z dokumentacją zgodnym z Instrukcją kancelaryjną sądów powszechnych, uwzględniająca specyfikę sądownictwa.