Ochrona sygnalistów w organizacjach - rządowy projekt ustawy i dobre praktyki

W dniu 17 kwietnia 2024 r. wpłynął do Sejmu rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów (druk sejmowy nr 317). Projekt skierowano do I czytania w komisjach – do Komisji Polityki Społecznej i Rodziny (termin przedstawienia sprawozdania to 20 maja 2024 r.). Ustawa transponuje po wielu miesiącach opóźnienia Dyrektywę UE. Nowe rozwiązania mają wejść w życie po 3 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Natomiast przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po 6 miesiącach od ogłoszenia. Na webinarze omówimy aktualne wymogi stawiane pracodawcom w świetle rządowego projektu ustawy i to jak może wyglądać ich wdrożenie w praktyce. 

Każdy podmiot prywatny i publiczny, na rzecz którego pracuje co najmniej 50 osób, będzie musiał liczyć się z koniecznością ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszenia prawa i podejmowania działań następczych. Zgodnie z najnowszą rządową propozycją organizacje muszą wdrożyć procedurę w ciągu 3 miesięcy od momentu ogłoszenia ustawy. Niedopełnienie tego obowiązku będzie grozić pracodawcy grzywną. Celem procedury ma być zwiększenie bezpieczeństwa osób, które zwracają uwagę na nieprawidłowości w miejscu pracy i ich ochrona przed działaniami odwetowymi. Nowa ustawa określa jej obowiązkowe elementy i wskazuje, w jaki sposób można ją uzupełnić. W związku z tym pracodawcy staną przed ważnymi decyzjami m.in. jaki zakres tematyczny zgłoszeń akceptują oraz czy i jak regulować tryb zgłoszeń anonimowych. Każdy sygnalista uzyska też dostęp do zewnętrznych ścieżek zgłaszania prowadzonych przez organy publiczne, w tym będzie mógł skorzystać ze wsparcia Rzecznika Praw Obywatelskich jako centralnego organu zarządzającego zgłoszeniami.

Na szkoleniu wskażemy, o czym warto pamiętać i jakich błędów należy się wystrzegać, aby wewnętrzne procedury pozostawały zgodne z prawem, a jednocześnie działały skutecznie. Nie czekając na przepisy krajowe wiele podmiotów prawnych już teraz stosuje się do wytycznych unijnych w tym zakresie, tym bardziej że minął termin na implementację unijnych przepisów w Polsce. Sądy zaczynają w swoich wyrokach brać pod uwagę bezpośredni skutek Dyrektywy UE. Podpowiemy, na co w szczególności zwrócić uwagę, aby wewnętrzne procedury zgłaszania pozostawały w zgodzie ze zmianami przepisów.

Na szkoleniu poruszymy wiele praktycznych problemów, m.in.:

• Jak dokumentować ustne zgłoszenia i zeznania świadków?
• Jak postępować ze zgłoszeniami anonimowymi?
• Czy inspektor ochrony danych może przyjmować zgłoszenia?
• Kto odpowiada za prowadzenie postępowania wyjaśniającego?
• Jak może wyglądać prowadzenie działań następczych?
• Jak długo przechowywać dane o zgłoszeniach?
• Kto i jak ma wykazać, że działania odwetowe nie wystąpiły?
• Kto poniesie karę w związku z brakiem procedury lub jej wadliwym wdrożeniem?
• Na czym polega dzielenie się zasobami w ramach obsługi kanałów sygnalizowania i kto może to robić?

Odpowiedzi na te pytania udzielimy na podstawie ponad 10-letniego doświadczenia Linii Etyki z wdrażania systemów powiadamiania. Podobne systemy – telefoniczne, poprzez e-mail lub oparte na platformie internetowej – będą musiały się teraz pojawić obowiązkowo w organizacjach.

Pierwsza część szkolenia poświęcona będzie przygotowaniu wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wskażemy podstawowe jej elementy oraz rekomendowane rozwiązania dla różnego typu organizacji. Według ostatnich propozycji ustawowych fakultatywną częścią procedury może być m.in. system zachęt do sygnalizowania naruszeń. Opowiemy czym mogą być „zachęty” w praktyce i dlaczego leżą w interesie pracodawcy. Wskażemy, jak powinien przebiegać proces wdrażania i konsultacji procedury z przedstawicielami pracowników. Jest to istotne, ponieważ nieprawidłowe przeprowadzenie konsultacji może wiązać się z karami. Wreszcie podpowiemy kogo i w jakim trybie należy informować o możliwości skorzystania z procedury. W prezentacji pokazane zostaną także dane na temat skuteczności działania procedur zgłaszania naruszeń. Odnosząc się do wiedzy badawczej podpowiemy co warto zrobić, aby kultura organizacyjna nie stała się przeszkodą w sygnalizowaniu. Wskażemy czym można się inspirować w zarządzaniu systemami powiadamiania w organizacjach.

W drugiej części szkolenia opowiemy o możliwych scenariuszach postępowania wyjaśniającego, w zależności od tego czy rozpatrujemy zgłoszenie imienne czy anonimowe. Wskażemy o co należy zadbać na jego poszczególnych etapach. Kto może się do nas zgłosić z informacją o nadużyciu? W jaki sposób powinna wyglądać pierwsza ocena zgłoszenia? Jak weryfikować informacje sygnalisty? Czym są działania następcze? Jakie informacje należy zapewnić sygnalistom? Na czym polega ochrona poufności zgłaszającego i danych osobowych zawartych w zgłoszeniu? Jaka odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy za uchybienie przepisom ustawy? Jaką rolę mają do odegrania zewnętrzne podmioty w obsłudze zgłoszeń?

Poza tym zaprezentujemy dane porównujące różne ścieżki sygnalizowania i odwołujące się do rodzajów naruszeń, o których informują sygnaliści. Odnosząc się do wiedzy badawczej podpowiemy co warto zrobić, aby kultura organizacyjna nie stała się barierą przed zgłaszaniem. Wytłumaczymy na podstawie danych, dlaczego warto zainwestować w poufne kanały sygnalizowania.

Formuła warsztatowa

Formuła warsztatowa szkolenia (możliwość zadawania pytań na żywo, dyskusja) pozwoli Uczestnikom wymienić się doświadczeniami oraz własnymi spostrzeżeniami na temat wprowadzanych rozwiązań prawnych.

Dla kogo jest to szkolenie? 

Grupą docelową są działy HR, kadr, compliance oraz prawnicy, którzy: zajmują się wewnętrzna obsługą prawną, pracują w biurze zarządu - równolegle ze standardowymi obowiązkami powierzono im również kompetencje z zakresu compliance, zajmują się doradztwem dla klientów korporacyjnych, biorą udział w pracach w komisji antymobbingowych i antydyskryminacyjnych, są odpowiedzialni za procedury wewnątrzorganizacyjne, są zainteresowani problematyką whistleblowingu.

1. Formalne ramy ochrony sygnalistów w organizacji 

Prowadzący: Marcin Waszak

• Warunki ochrony sygnalistów w organizacji w świetle Dyrektywy UE.
• Rządowy projekt ustawy z dnia 26 lutego 2024 r. – nowe wymagania dla pracodawców.
• Podmioty objęte nowymi obowiązkami.
• Formy wsparcia w zakresie obsługi systemów zgłaszania naruszeń.
• Obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych.
• Co jeszcze umieścić w procedurze? – zalecany i dobrowolny zakres.
• Upowszechnianie informacji o procedurze.

Sesja pytań i odpowiedzi

2. Sygnaliści w ujęciu praktycznym

Prowadzący: Zuzanna Dobrowolska

• Rodzaje kanałów sygnalizowania.
• Najczęściej zgłaszane nieprawidłowości.
• Znaczenie anonimowości i anonimizacji zgłoszeń.
• Jak zachęcić do zgłaszania?

Sesja pytań i odpowiedzi

3. Wyjaśnianie zgłoszeń

Prowadzący: Marcin Waszak

• Cel i znaczenie działań następczych.
• Typowy schemat postępowania wyjaśniającego.
• Komunikacja z sygnalistą.
• Standardy postępowań wyjaśniających.
• O warunku poufności zgłoszenia.
• Zgodność procedury z ochroną danych osobowych.
• Zakres odpowiedzialności sygnalisty.
• Odpowiedzialność podmiotu prawnego w związku z procedurą.
• Skuteczność systemów powiadamiania w świetle badań.

 Sesja pytań i odpowiedzi

4. Jak może wyglądać procedowanie zgłoszeń w praktyce organizacji?

Prowadzący: Zuzanna Dobrowolska

• Rola osób przyjmujących zgłoszenia.
• Komu powierzyć działania następcze?
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń.
• Popularne mity o sygnalistach w świetle doświadczeń Linii Etyki.
• Wpływ edukacji pracowników na system sygnalizowania.

Sesja pytań i odpowiedzi