EZD PUW – moduł kancelaryjny, archiwum, czynności koordynowania

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją funkcjonuje w Polsce od 2011 r. i od tego roku w użyciu pozostaje system EZD PUW – najstarszy polski system klasy EZD.

Na tym szkoleniu dowiesz się jak pracować w tym systemie – jak wykonywać w nim wszelkie czynności kancelaryjne w ramach całego procesu obiegu dokumentów, jak te dokumenty wytwarzać, prowadzić i archiwizować oraz jak je brakować, tudzież przekazywać do Archiwum Państwowego.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD PUW.

Na szkoleniu dowiesz się:

• jak realizować obieg dokumentów w jednostce sektora publicznego pracującej w systemie EZD PUW,
• jak wykonywać wszystkie czynności kancelaryjne w tym systemie,
• jak prowadzić składy: chronologiczny i nośników danych,
• jak prowadzić akta spraw w systemie EZD PUW, tworzyć i wysyłać dokumenty,
• jak archiwizować dokumentację prowadzoną w systemie EZD PUW raz jak ją brakować,
• jak przekazywać do Archiwum Państwowego.

Dla kogo jest to szkolenie? 

W szkoleniu powinni wziąć udział archiwiści zakładowi, pracownicy kancelarii i sekretariatów, pracownicy zajmujący się bieżącym prowadzeniem dokumentacji w jednostkach działających w systemie EZD PUW.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1.  Moduł kancelaryjny.

• Pisma.
•  Rejestry.
• Spis spraw.
• Generowanie wydruków ze spisu spraw.
• Wyszukiwanie.
• Struktura organizacji.
• Kreator koszulki.
• Kod kreskowy.
• Rejestrowanie kopert.
• Podgląd korespondencji.
• Uzupełnianie metadanych.
• Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN).
• Wiadomości.
• Opis funkcjonalności EZD.
• Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy.
• Uzupełnianie metadanych.
• Przekazywanie pism.
• Przekazywanie pism według szablonu obiegu.
• Hurtowe przekazywanie pism.
• Hurtowe pobieranie zawartości koszulek.
• Dekretacja pism.
• Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów.
• Rejestracja spraw.
• Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA.
• Hurtowe przerejestrowanie spraw.
• Wiązanie pism ze sprawą.
• Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/Moduł papierowy.
• Metryka sprawy.
• Udostępnianie akt w sprawie.
• Dodatkowe udostępnianie.
• Kopia Wewnętrzna pisma.
• Kopiowanie hurtowe pisma.
• Cofnięcie udostępnienia.
• Powiadomienia o zmianach w koszulce.
• Akceptacja dokumentów.
• Obsługa dokumentu wrażliwego.
• Podpisywanie dokumentów.
• Weryfikacja składanych podpisów.
• Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego.
• Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach MSWord przy podpisywaniu.
• Automatyczne tworzenie wersji PDF podpisanego dokumentu.
• Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny).
• Wygenerowanie rozdzielnika.
• Korespondencja Zbiorcza.
• Korespondencja Osobista.
• Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.
• Wyszukiwanie zarejestrowanej korespondencji.
• Wydruk korespondencji na innym stanowisku.
• Tworzenie list adresatów.
• Import adresatów.
• Prowadzenie rejestrów.
• Kończenie /wznawianie spraw.
• Zawieszanie spraw.
• Wznawianie sprawy.
• Przerejestrowanie sprawy.
• Hurtowe przerejestrowanie spraw.
• Dodawanie notatek do akt sprawy.
• Dodawanie opinii do akt sprawy.
• ePismo.
• Przygotowanie e-korespondencji.
• Przygotowanie wysyłki e-korespondencji.
• Rozdzielenie wpływów.
• Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym.
• Wprowadzenie metadanych.
• Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie).
• Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym.
• Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki).

2. Czynności wykonywane przez naczelników i pracowników merytorycznych.

• Dekretowanie korespondencji w EZD przez naczelników wydziałów na właściwe stanowiska merytoryczne.
• Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę.
• Założenie sprawy.
• Inicjowanie spraw własnych.
• Ustawienie terminu założenia sprawy.
• Powiązywanie pism ze sprawą.
• Przygotowanie projektu pism – akt w sprawie.
• Dodawanie załączników.
• Dodawanie opinii, notatek.
• Udostępnianie akt sprawy.
• Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym.
• Przekazanie sprawy naczelnikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego przekazania sprawy dyrektorowi departamentu celem podpisania pisma.
• Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD.
• Tworzenie list adresatów.
• Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy).
• Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych.
• Zawieszanie i wznawianie sprawy.
• Przenoszenie spraw.
• Prowadzenie rejestrów.

3. Archiwizacja.

• Archiwizacja w składach.
• Archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
• Archiwizacja dokumentacji papierowej.

4. Koordynowanie i administrowanie systemem.

• Administrowanie systemem.
• Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji.
• Zakładanie konta użytkownika.
• Role i uprawnienia.
• Opis funkcjonalności.
• Role organizacyjne.
• Określenie roli organizacyjnej pracownika procesów.