Wdrażanie systemu klasy EZD

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przedstawienie założeń, celowości oraz optymalnych wariantów wdrożeń systemu klasy EZD w jednostkach administracji publicznej, mając na względzie dotychczasowe doświadczenia instytucji, które już z powodzeniem wprowadziły systemy klasy EZD. Przygotujemy urzędników do optymalnego i efektywnego wdrożenia systemu klasy EZD w jednostce – kompleksowo: zarówno pod względem organizacyjnym, jak i archiwistycznym.

Na szkoleniu dowiesz się:

• jaki model wdrożenia systemu klasy EZD wybrać,
• jak przygotować pracowników na proces wdrożenia,
• jak uniknąć błędów we wdrożeniu, skutkujących problemami w przyszłości.

W trakcie szkolenia zostaną szczegółowe omówione:

• założenia systemu klasy EZD jak następcy teczki aktowej,
• modele wdrożenia systemu klasy EZD,
• atuty korzystania z systemu klasy EZD.

Udział w szkoleniu pozwoli Ci:

• uczestniczyć w procesie wdrożenia z pełną świadomością jego specyfiki i celowości, biorąc pod uwagę całościowy proces cyfryzacji państwa,
• wykonać sprawnie i skutecznie pracę na swoim odcinku przy wdrożeniu,
• wykorzystać w codziennej pracy wszelkie korzyści z pracy w systemie klasy EZD.

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie urzędników realizujących zadania merytoryczne oraz przedstawicieli kierownictwa jednostek, urzędników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji, koordynatorów czynności kancelaryjnych, administratorów systemów IT, odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymywanie systemu klasy EZD, archiwistów zakładowych.

Prelegent zaprasza na szkolenie

1. Wprowadzenie. System EZD zamiast długopisu, teczki, segregatora. Założenia elektronicznego obiegu dokumentów.

• Rzeczywistość przed EZD. Przepisy kancelaryjne, w tym rejestracja wpływów, klasyfikacja, kwalifikacja i archiwizacja akt.
• System EZD jako cyfrowa teczka, elektroniczny długopis – przeobrażenie mentalności.
• Znajomość zasad kancelaryjno – archiwalnych wśród pracowników jako fundament udanego wdrożenia systemu klasy EZD.
• Rejestracja wpływów - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.
• Klasyfikacja i kwalifikacja akt - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.
• Archiwizacja - założenia elektronicznego obiegu dokumentów.

2. System EZD – obawy, niechęć do zmian. Postęp technologiczny – od maszyny przez komputer aż po zaawansowane systemy IT.

• Przeobrażenia narzędzi pracy urzędnika. Rewolucje i ewolucje.
• Systemy IT realizujące merytoryczne procesy a system klasy EZD wspierający gromadzenie i archiwizację akt.
• „Nowy system? Będzie jeszcze więcej pracy!” – obawy przed wdrożeniem.
• Przedstawienie korzyści z pracy w systemie klasy EZD względem obiegu papierowego.
• Podstawowe zasady prawidłowego wdrożenia systemu klasy EZD – rekomendowane w celu minimalizacji wystąpienia w rzeczywistości sytuacji, co do których istnieją obawy.

Przerwa 20 min.

3. Wdrażanie EZD. Rozwiązania przejściowe dot. obiegu dokumentów, typy wdrożeń.

• Specyficzne rodzaje dokumentacji. Wyłączenia i ograniczenia od stosowania systemu klasy EZD.
• Sprawy wszczęte przed wdrożeniem systemu klasy EZD w jednostce, w tym sposób postępowania z napływającymi za pośrednictwem systemu dokumentami.
• Skład chronologiczny – rozwiązanie przejściowe długofalowe.
• Typy wdrożeń – ewolucyjne i rewolucyjne. Zalety i wady.
• Typy wdrożeń – scentralizowane i zdecentralizowane. Zalety i wady.

4. Wdrażanie EZD. Kwestie graniczne z IT. Uprawnienia, struktura organizacyjna, JRWA – konfiguracja w EZD.

• Podział kompetencji między administratorem IT a koordynatorem czynności kancelaryjnych – w szczególności na etapie wdrożenia systemu. Zespoły ds. EZD w jednostkach.
• Polityka nadawania w uprawnień w systemie klasy EZD.
• Usystematyzowanie tworzenia i zmian struktury organizacyjnej jednostki w systemie.
• Zarządzanie JRWA w EZD, w tym tworzenie podteczek, nietworząca akt sprawy.

Przerwa 20 min.

5. System EZD z punktu widzenia pracownika. Dlaczego warto? Uproszczenie czynności, oszczędność czasu, mniej pracy.

• Łatwość i szybkość odszukiwania dokumentacji - dokumenty dystrybuowane wyłącznie w systemie EZD.
• Automatyczne ewidencjonowanie dokonanych czynności, w tym obiegu dokumentów.
• Specyfika pracy w systemie sprzyjająca uporządkowaniu dokumentacji oraz ścieżek jej obiegu.
• Sygnowanie dokumentów podpisem kwalifikowanym – wyższy poziom uwierzytelnienia i autentyczności niż podpis odręczny.
• Uproszczenie przy odbiorze i wysyłaniu korespondencji elektronicznej – dzięki integracji ze skrzynką ESP (ePUAP/eDoręczenia).
• Narzędzia służące ewidencjonowaniu danych (rejestry).
• Proces archiwizacji spraw poprzez kilka kliknięć.

6. System EZD z punktu widzenia przełożonego. Dlaczego warto? Weryfikacja aktywności pracowników, uproszczone podpisywanie dokumentów i dekretacje.

• Kompleksowa i uproszczona nadzoru nad realizacją zadań w jednostce, w tym terminowości.
• Zbiorcze podpisywanie partii dokumentów z różnych spraw.
• Uproszczone i przejrzyste dokonywanie dekretacji przez funkcje systemu klasy EZD.
• Umożliwiona wstępna weryfikacja przez bezpośredniego przełożonego dokumentów podpis kierownictwa jednostki – funkcja akceptacji.
• Narzędzia umożliwiający zbiorcze, automatyczne generowanie danych (raporty).
• EZD jako narzędzie do weryfikacji aktywności pracowników.

Przerwa 10 min. 

7. Podsumowanie. Wdrożenie systemu klasy EZD - nie jest pytaniem „czy wdrażać?”, ale „czemu jeszcze tego nie mamy?!”.

• Administracja rządowa (urzędy wojewódzkie) – pierwsze wdrożenia już w 2012 roku. Minęło 13 lat.
• Założenia Ministerstwa Cyfryzacja – system klasy EZD obligatoryjny do stosowania od 2028 roku w całej administracji publicznej.
• System EZD i eDoręczenia – spójność między systemami warunkiem zmiany filozofii w zakresie komunikacji państwo – obywatel.
• System klasy EZD jako narzędzie do gromadzenia i archiwizacji akt jako naturalny kolejny krok obok już działających, tematycznych systemów IT.
• Cyfryzacja obiegu dokumentów jako niezbędny element możliwości wykorzystania atutów sztucznej inteligencji.