Postępowanie z dokumentem elektronicznym w jednostce administracji publicznej z uwzględnieniem systemu tradycyjnego, wdrożenia systemu EZD, eDoręczeń

Szkolenie stanowi spójne połączenie wielu zagadnień w jednym bloku szkoleniowym. Zostaną omówione kwestie typowo kancelaryjne w systemie tradycyjnym i systemie EZD ale również systemach dziedzinowych, powiązane z obowiązkami dotyczącymi prowadzonych postępowań administracyjnych, podatkowych, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, podpisów elektronicznych włączając w to kwestie doręczeń elektronicznych do podmiotu i od podmiotu publicznego. Uzupełnieniem będzie omówienie kwestii dotyczących wdrożenia, wykorzystania systemu EZD od strony praktycznej.

Szkolenie stanowi połączenie wszystkich zagadnień zarówno pranych (proceduralnych) postępowania z kwestiami kancelaryjnymi i systemami oraz platformami wykorzystywanymi do realizacji tych zadań. 

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest kompleksowe omówienie przygotowania organizacyjnego w jednostkach administracji samorządowej, szkołach, przedszkolach, teatrach, urzędach administracji rządowej, uczelniach wyższych i wielu innych instytucjach, w kontekście stosowania nowych wymagań prawnych. 

Podczas szkolenia przewidziano czas na dyskusję, omówienie wątpliwości. Zostaną omówione również wątpliwości wynikające z nieprawidłowości zarządzania dokumentacją elektroniczną jak i wątpliwości i rozwiązania w zakresie stosowania nieprecyzyjnych przepisów prawa.

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie skierowane jest do pracowników instytucji publicznych realizujących zadania z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego,  członków zespołów odpowiedzialnych za wybór i wdrożenie systemów klasy EZD, wdrażających rozwiązania techniczne i organizacyjne związane z wykorzystaniem systemu doręczeń elektronicznych, a także do osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie urzędu, sekretarzy, radców prawnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów, informatyków.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Wnoszenie pism do podmiotu w świetle przepisów prawa.

• Sposoby wnoszenia pism do instytucji publicznych – ze szczególnym uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej (osobiście, papier, email, ESP, eDoręczenia).

2. Załatwianie spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego.

• Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne.
• Data wszczęcia sprawy na wniosek papierowy i elektroniczny.
• Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone; sposób przekazania podania elektronicznego.
• Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania:
  • podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? 
  • kiedy weryfikacja podpisu jest wymagana?

3. Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – system tradycyjny i EZD.

• Konieczność czy potrzeba wdrożenia systemu EZD z punktu widzenia wymagań prawnych i bieżących potrzeb podmiotu.
• Przygotowanie wdrożenia od strony formalnej i organizacyjnej; system komercyjny czy rządowy – wady i zalety obu rozwiązań.
• Etapy wdrożenia systemu EZD.

4. Elektroniczne dokumentowanie spraw:

• Typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja.
• z papieru (wymagania prawne, organizacyjne).
• Wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych.
• Dokumentowanie spraw w systemie EZD – zasady wynikające z przepisów kancelaryjnych i innych wymagań prawnych.
• Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny (różne systemy dokumentowania akt spraw).
  • Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu? Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu.
• Wysyłka pism ze szczególnych uwzględnieniem doręczeń elektronicznych – różnice między ePUAP a systemem e-doręczeń.
• Hierarchia doręczeń, czyli kiedy w jaki sposób doręczać pisma.
• Procedury doręczeń w zależności od sposobu wniesienia podania, treści żądania doręczenia, czyli jak i kiedy stosować PURDE i PUH.
• Wyjątki od stosowania eDoręczeń – szczegółowe omówienia możliwości rezygnacji z eDoręczeń ze wskazaniem praktycznych przykładów procedur.