Archiwizacja współczesnej dokumentacji

W dobie dynamicznych zmian w obiegu informacji, prawidłowe zarządzanie dokumentacją staje się kluczowym wyzwaniem dla każdej nowoczesnej instytucji. Nasze szkolenie zostało zaprojektowane jako praktyczny przewodnik po skomplikowanych procesach archiwizacji, łączący sztywne wymogi ustawowe z codzienną praktyką kancelaryjną. Skupiamy się nie tylko na tradycyjnych zasobach papierowych oraz specyficznych rodzajach materiałów archiwalnych. Dzięki warsztatowej formule, uczestnicy zyskają konkretne narzędzia i wiedzę niezbędną do bezbłędnego przygotowania zasobów do przekazania do archiwów państwowych.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom pełnej wiedzy z zakresu definicji oraz prawnej kwalifikacji materiałów archiwalnych. Program koncentruje się na praktycznym przeprowadzeniu kursantów przez procedurę przekazywania dokumentacji do archiwum, zgodnie z obowiązującymi standardami kancelaryjnymi. Uczestnicy zdobędą umiejętności niezbędne do poprawnego porządkowania i technicznego zabezpieczania różnorodnych typów akt, w tym dokumentacji medycznej, osobowej oraz audiowizualnej. 

Na szkoleniu dowiesz się:

• jak poprawnie klasyfikować i wartościować dokumentację, aby bezbłędnie odróżnić materiały archiwalne (kat. A) od dokumentacji niearchiwalnej,
• jak przejść przez procedurę przekazywania materiałów do archiwum państwowego krok po kroku, zgodnie z aktualnym trybem ustawowym,
• jakie standardy techniczne i metodyczne stosować przy porządkowaniu, ewidencjonowaniu oraz fizycznym zabezpieczaniu dokumentów,
• w jaki sposób postępować ze specyficznymi rodzajami akt, takimi jak dokumentacja techniczna, audiowizualna, medyczna czy wrażliwe akta osobowe,
• jak prawidłowo sporządzać ewidencję archiwalną, w tym spisy zdawczo-odbiorcze oraz indeksy, ułatwiające późniejsze zarządzanie zasobem,
• jak skutecznie chronić dane osobowe w procesie archiwizacji, zachowując pełną zgodność z obowiązującymi przepisami RODO.
   

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału zapraszamy: koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów i zarządców dokumentacji, urzędników, pracowników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

1. Co to są materiały archiwalne?

• Definicja ustawowa i wytyczne metodyczne.
• Kwalifikacja dokumentacji.
• Jak i dlaczego wartościujemy dokumentację,

2. Procedura przekazywania materiałów archiwalnych krok po kroku.

• Tryb ustawowy procesu przekazywania materiałów archiwalnych.
• Standardy porządkowania i ewidencjowania materiałów archiwalnych.
• Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych.
• Nowe i planowane wytyczne w zakresie zarządzania dokumentacją.

3. Porządkowanie różnych rodzajów materiałów archiwalnych (podstawowe wytyczne).

• Dokumentacja aktowa.
• Dokumentacja techniczna i kartograficzna.
• Dokumentacja druków ulotnych.
• Dokumentacja fotograficzna i audiowizualna.
• Inne archiwalia .

4. Porządkowanie wybranych rodzajów dokumentacji.

• Akta osobowe.
• Koperty dowodów osobistych.
• Akta ewidencji ludności.
• Dokumentacja medyczna.
• Akta sądowe/prokuratorskie.

5. Sporządzanie ewidencji materiałów archiwalnych.

• Przykładowe spisy zdawczo-odbiorcze.
• Indeksy i inne pomoce archiwalne.
• Ochrona danych osobowych w ewidencji archiwalnej i materiałów archiwalnych.