Najczęstsze błędy w postępowaniu z dokumentacją elektroniczną w systemie EZD PUW

System EZD PUW wkracza coraz śmielszym krokiem do polskich urzędów. Dominuje już w administracji rządowej, tj. urzędach wojewódzkich, administracji zespolonej. Trwają coraz liczniejsze wdrożenia systemu w samorządach, sądownictwie oraz innych jednostkach szeroko pojętej administracji publicznej.

EZD to przyszłość administracji publicznej w Polsce. Jest narzędziem, które usprawnia i przyspiesza realizację zadań, a także w konsekwencji zmniejsza ponoszone nakłady pracy. Wszystko to będzie możliwe pod warunkiem wykonywania prawidłowo pracy w EZD PUW, bez popełniania błędów, które szczególnie nawarstwione przyczyniają się do utrudnień podczas codziennej pracy, a także generują problemy z archiwizacją dokumentacji elektronicznej. Jeśli na bieżąco elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany poprawnie, archiwizacja kojarzona dotąd z pracochłonnym procesem żmudnego przygotowywania teczek, w systemie EZD sprowadza się do kilku kliknięć.

Najlepszą drogą do uniknięcia popełniania błędów jest zaznajomienie się z tym, jakie błędy i dlaczego najczęściej popełniają urzędnicy oraz zdobycie wiedzy na temat dobrych praktyk w obiegu dokumentacji elektronicznej.

Dla kogo jest to szkolenie?

Do udziału w szkoleniu zapraszamy szczególnie urzędników realizujących zadania merytoryczne oraz przedstawicieli kierownictwa, urzędników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji, koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów.

1. Wprowadzenie do postępowania z dokumentacją elektroniczną – EZD PUW.

• Przypomnienie podstawowych pojęć w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, w tym wykaz akt, obieg dokumentów, klasyfikacja, kwalifikacja.
• Ogólne zarysowanie założeń, idei wdrożenia EZD PUW jako narzędzia zastępującego papierową teczkę aktową.
• Przedstawienie korzyści w pracy wynikających z realizowaniem zadań w EZD w kontrze do papierowej teczki aktowej.
• Przykłady obaw przed wdrożeniem EZD PUW na praktycznych przykładach oraz odniesienie się do nich.
• Omówienie dlaczego istotne jest poprawne postępowanie z dokumentacją w systemie EZD PUW.

2. Obieg dokumentów w systemie EZD PUW. Podstawowe zasady oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Omówienie różnic i celowości zastosowania funkcji „Przekaż”, „Udostępnij” oraz „Kopia”.
• Zasada drogi służbowej na etapie dekretacji oraz przy pracy nad dokumentem z poziomu referenta.
• Problem tzw. luźnych koszulek, w tym zasada wiązania koszulek do spraw w celu zachowania kompletności akt.
• Sprawy zielone a sprawy czerwone – sposób prowadzenia dokumentacji.
• Udostępnianie do odczytu (do wiadomości), edycja (pozyskanie informacji do tabeli w komórce merytorycznej od innych komórek).
• Udostępnianie w celu uzyskania wkładu własnego (opinie, stanowiska z innych komórek do akt sprawy w komórce merytoryczne).

3. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie punktu kancelaryjnego i kierownictwa jednostki. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Rejestracja korespondencji wpływającej – elektronicznej: e-mail, ePUAP.
• Rejestracja korespondencji wpływającej – papierowej: pocztowa, składana osobiście przez obywatela.
• Skład chronologiczny – wprowadzenie pojęcia, obsługa składu na etapie rejestracji przesyłek wpływających.
• Wysyłanie korespondencji papierowej – punkt kancelaryjny.
• Dekretacja/rozdział przesyłek wpływających na komórki merytoryczne.
• Podpisywanie elektroniczne dokumentów w EZD PUW, w tym podpis hurtowy.

4. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną na etapie referenta. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji (tj. przypisanie do symbolu z JRWA [wykazu akt]).
• Gromadzenie dokumentacji w ramach elektronicznych akt sprawy/zbiorze akt nietworzących akt sprawy, w tym: rozróżnienie sprawy od nietworzącej akt sprawy; kompletność akt.
• Wysyłka korespondencji przez referenta sprawy: e-mail, ePUAP, poczta tradycyjna.
• Metadane dokumentów i spraw, w tym właściwe uzupełnianie tytułów.
• Postępowanie z dokumentami papierowymi w sprawach elektronicznych, w szczególnie wytworzone wewnętrznie – skład chronologiczny.

5. Koordynator czynności kancelaryjnych. Rola w eliminowaniu błędów i wypracowywaniu dobrych praktyk.

• Po co nam koordynator czynności kancelaryjnych? Przedstawienie celowości.
• Kim powinien być koordynator? Umiejscowienie w strukturze, wymogi wobec pracownika.
• Najważniejsze zadania, które powinien realizować koordynator.
• Omówienie podstawowych metod działania koordynatora.

6. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie referenta sprawy. Przedstawienie funkcjonalności oraz najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Omówienie procedury przekazywania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – poprzez „Spis Spraw”.
• Omówienie wymogów stawianych przez Archiwum Zakładowego co do poprawności kancelaryjno-archiwalnej gromadzonej dokumentacji.
• Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie przyjęta na stan AZ.
• Pokazanie na przykładach, jaka sprawa będzie odrzucona przez AZ.

7. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w EZD PUW na etapie Archiwisty Zakładowego. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.

• Przygotowania do archiwizacji, w szczególności bieżący nadzór, kontrole spraw, harmonogram archiwizacji.
• Omówienie procedury przyjmowania dokumentacji elektronicznej w EZD PUW do Archiwum Zakładowego (elektronicznego) – moduł „Archiwum”.
• Ogólne zarysowanie kwestii brakowania dokumentacji elektronicznej.
• Ogólne zarysowanie kwestii przekazywania dokumentacji elektronicznej do Archiwum Państwowego.