10 zasad skutecznego kontraktowania umów utrzymaniowych IT

Umowy utrzymaniowe IT stanowią kluczowy element zapewnienia ciągłości działania organizacji – to one decydują o dostępności systemów, szybkości reakcji dostawcy na incydenty oraz bezpieczeństwie danych. Choć są to kontrakty często zawierane na wiele lat, w praktyce rzadko poświęca się im tyle uwagi, co umowom wdrożeniowym. Niesłusznie. Nawet najlepiej wdrożony system szybko stanie się w praktyce bezużyteczny bez usług maintenace świadczonych w adekwatnym do potrzeb zakresie i jakości, które pozwolą nie tylko utrzymać sprawność wdrożonej funkcjonalności, ale przede wszystkim właściwie zareagować na zmiany biznesowe, prawne i technologiczne.

Ponadto, z uwagi na horyzont czasowy takich umów, to właśnie w okresie utrzymania systemu ujawnia się najwięcej realnych ryzyk biznesowych i sporów: od niejasnych zapisów o zakresie usług, przez spory o jakość świadczeń (SLA) i kary umowne, po problemy z prawami autorskimi, vendor lock-in czy zapewnieniem zgodności z regulacjami sektorowymi, RODO, dotyczącymi cyberbezpieczeństwa, czy systemów AI.

Zmieniające się otoczenie prawne i technologiczne sprawiają, że pogłębienie praktycznej wiedzy w zakresie dobrych praktyk kontraktowania umów utrzymaniowych staje się koniecznością zarówno dla prawników, jak i menedżerów IT. Dobrze skonstruowana umowa maintenace powinna bowiem stać się efektywnym narzędziem zarządzania relacją biznesową, a nie tylko dokumentem formalnie zabezpieczającym ryzyka prawne. 

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest przekazanie praktycznej i popartej licznymi obserwacjami projektowymi wiedzy, a także narzędzi, które w zamierzeniu mają pozwolić uczestnikom:

• skutecznie negocjować i konstruować umowy utrzymaniowe IT w zgodzie z polskim prawem cywilnym, autorskim i regulacjami sektorowymi,
• identyfikować i minimalizować ryzyka biznesowe oraz prawne,
• wdrażać w organizacji sprawdzone mechanizmy kontroli jakości usług i rozliczania dostawców,
• weryfikować zgodność umów i świadczonych usług z kluczowymi wymogami regulacyjnymi.

Szkolenie zostało oparte na autorskim koncepcie 10 Zasad Skutecznego Kontraktowania Umów Utrzymaniowych IT.

Zasady stanowią praktyczną mapę prawną i biznesową dla osób odpowiedzialnych za negocjowanie i realizację takich kontraktów: 

• zasada jednoznacznego zakresu usług,
• zasada przejrzystego modelu finansowego,
• zasada weryfikacji jakości usług,
• zasada skutecznej eskalacji,
• zasada proporcjonalnych sankcji,
• zasada klarownych praw autorskich,
• zasada compliance,
• zasada testowania i akceptacji,
• zasada exit plan od pierwszego dnia,
• zasada regularnego przeglądu umowy.

Każdy blok szkolenia oparty jest zawsze na konkretnym i biznesowo praktycznie doniosłym aspekcie umowy, obejmując zarówno aspekty prawne (prawo umów, prawo autorskie, regulacje sektorowe), przykłady z praktyki biznesowej oraz analizę sporów dotyczących, w tym ich zakresu, sposobu świadczenia lub nienależytego wykonania umowy usług. 

Oczekiwane efekty szkolenia – umiejętności:

• właściwe stosowanie 10 zasad w bieżącej praktyce kontraktowej,
• prawidłowe definiowanie usług z uwzględnieniem ich odrębnej specyfiki prawnej i biznesowej,
• konstruowanie postanowień dotyczących SLA/KPI oraz systemu sankcji i bonusów związanych z jakością usług,
• stosowanie w umowach adekwatnych rozwiązań dotyczących wynagrodzenia,
• zaprojektowanie efektywnego exit plan i procedur renegocjacji kontraktu,
• mitygowanie ryzyka efektu vendor lock-in, w tym poprzez odpowiednie rozwiązania dotyczące praw autorskich,
• ograniczenie ryzyka błędów lub braków w obszarze compliance regulacyjnego umowy (przepisy sektorowe, RODO, cyberbezpieczeństwo, PZP),
• ocena istniejących umów z użyciem scorecard 10 zasad.

Materiały dla uczestników szkolenia:

• prezentacja multimedialna,
• checklista 10 zasad – podstawowa lista kontrolna dla każdej umowy utrzymaniowej,
• scorecard umowy – samoocena umowy w skali 1–10 dla każdej zasady,
• kalkulator SLA – prosty arkusz do obliczeń kar i bonusów,
• wytyczne dla exit plan – kluczowe elementy strategii wyjścia.

Szkolenie adresowane jest do:

• menedżerów IT odpowiedzialnych za nadzór nad kontraktami i współpracę z dostawcami,
• osób odpowiedzialnych za zakupy IT i compliance,
• koordynatorów projektów utrzymaniowych i serwisowych,
• prawników wewnętrznych obsługujących umowy IT.

Wielkość grupy uczestników została celowo ograniczona, co sprzyja interakcji i wymianie doświadczeń. 

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.