Wdrożenie IT - Jak przygotować dobrą umowę oraz dobrze przygotować się do wdrożenia?

Projekty informatyczne zalicza się do najbardziej ryzykownych, jeśli chodzi o ich realizację zgodnie z umową. Jest to wynikiem szeregu różnych czynników. Po pierwsze, instytucje prawa cywilnego i prawa autorskiego dotyczące zamawiania dzieł (utworów) nie do końca odpowiadają specyfice tworzenia, wdrażania i eksploatacji programów komputerowych. Po drugie, realizacja projektu IT wymaga ścisłego współdziałania Zamawiającego i Wykonawcy, a co za tym idzie precyzyjnego określenia w umowie szeregu zagadnień związanych z tego rodzaju projektem, a jak wykazuje praktyka, strony nie zawsze odpowiednio ustalają te kwestie w kontrakcie.

Szereg ryzyk związanych z realizacją projektów IT da się ograniczyć lub wyeliminować poprzez odpowiednie przygotowanie do wdrożenia oraz decyzje co do tego jak wdrożenie ma wyglądać, a w konsekwencji poprzez odpowiednie zredagowanie umowy.

W trakcie praktycznych zajęć przedstawione zostaną standardowe konstrukcje w zakresie umów wdrożeniowych, ze szczególnym uwzględnieniem tych elementów umów, na które w szczególności należy zwracać uwagę w trakcie przygotowywania umowy lub prowadzenia negocjacji.

Zdobyta podczas szkolenia praktyczna wiedza z zakresu umów wdrożeniowych w IT pozwoli uczestnikom szkolenia na szybkie rozpoznawanie ryzyk prawnych związanych z poszczególnymi postanowieniami oraz konstrukcjami umownymi oraz świadome negocjowanie postanowień umownych, a w rezultacie na zawieranie korzystniejszych kontraktów.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

Współadministratorami danych osobowych są Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. i Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. Dane przetwarzamy dla realizacji umowy, powiązanych obowiązków prawnych i organizacji szkolenia. Przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.

I. Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia – kluczowe pytania i decyzje.

1. Tryb wyboru wykonawcy.
   • Jak tryb wyboru wykonawcy determinuje postanowienia i umowne?
   • Jaki tryb zawierania umowny zmniejsza ryzyko nieudanego wdrożenia?
2. Decyzja o modelu wdrożenia.
   • Wdrożenia kaskadowe, wdrożenia agile czy wdrożenia hybrydowe - za i przeciw realizacji w wdrożenia w poszczególnych metodykach (podejściach).
3. Analiza przedwdrożeniowa.
   • Razem z wdrożeniem czy oddzielnie?
   • Jak opisać wymagania na etapie przedwdrożeniowym?
   • Czy w praktyce występują kontrakty bez analizy lub opisu wymagań?
4. Prawa autorskie a niezależność od dostawcy IT (czy kwestia vendor lock-in jest istotna w ramach tego wdrożenia?)
   • Czym się różni przeniesienie praw od licencji?
   • Zakres udzielonej licencji – jak zapewnić sobie odpowiedni zakres praw? Sublicencjonowanie i możliwość przenoszenia licencji – czy potrzebna?
   • Umowa licencyjna o kody źródłowe - czy istnieje a jeśli tak, to kiedy obowiązek wydania kodów źródłowych zamawiającemu?
   • O jaki zakres praw/licencji zamawiający powinien zadbać, aby nie obawiać się vendor-lock in?
5. Umowa serwisowa/gwarancyjna – razem z wdrożeniem czy oddzielnie?
   • Czy umowa serwisowa powinna być załącznikiem lub częścią umowy wdrożeniowej? Czy może być zawiera oddzielnie i czym to grozi?
   • Różnica między gwarancją a serwisem - Czy gwarancja zawsze jest potrzebna?
6. Realizacja umowy przed jej podpisaniem.
   • Rozpoczęcie realizacji umowy w trakcie prowadzania negocjacji – skutki i zagrożenia.
   • Listy intencyjne – minimalizacja ryzyk przy rozpoczęciu realizacji umowy bez formalnego podpisania kontraktu.

II. Główne ryzyka i punkty krytyczne w umowie wdrożeniowej.

1. Określenie przedmiotu umowy.
   
   • Jak definiować przedmiot wdrożenia aby zminimalizować ryzyko sporów?
   • Co obejmuje wdrożenie? (migracja, przygotowanie do migracji, szkolenia, inne?)
2. Infrastruktura zamawiającego.
   • W jakim zakresie zamawiający odpowiada za swoją infrastrukturę?
   • Kto odpowiada za konieczność dokupienia dodatkowych licencji do infrastruktury zamawiającego w związku z wdrożeniem?
3. Określenie zakresu współdziałania zamawiającego.
   • Co może, a co musi zamawiający w ramach wdrożenia?
   • Z czym wykonawca i zamawiający powinni byli się liczyć przystępując do wdrożenia i jak opisać to umowie?
4. Procedura kontroli zmian w umowie.
   • Co można zmieniać w umowie bez jej aneksowania?
   • Umocowanie poszczególnych osób do dokonywania zmian.
5. Odbiory.
   • Kiedy następuje formalne przekazanie do odbioru? (częsty problem wdrożeń)
   • Definicje błędów i usterek na potrzeby gwarancji/serwisu. Błędy na etapie odbiorów.
6. Odstąpienie od umowy.
   • Kiedy można odstąpić od umowy i na jakich zasadach?
   • Czy opisanie w umowie warunków odstąpienia zabezpiecza w pełni obie strony umowy przed „swobodnym” odstąpieniem?

III. Istotne elementy umowy wdrożeniowej i kluczowe czynniki sukcesu w umowie IT.

1. Przedmiot i zakres umowy wdrożeniowej.
   • Przedmiot umowy wdrożeniowej - Co należy ustalić w umowie?
   • Metodyki zarządzania projektem a przygotowanie projektu umowy.
2. Elastyczność (nie tylko w umowach i wdrożeniach typu agile).
   • Czy przedmiot umowy może się zmieniać wraz z wdrożeniem?
   • Jak dobrze w umowie opisać procedurę kontroli zmian (CR, sprint)?
3. Struktura organizacyjna i komunikacja w ramach wdrożenia.
   • Opisanie wymaganego personelu w ramach realizacji umowy.
   • Rola sprawnej komunikacji w ramach wdrożenia i jak ją uregulować?
4. Procedura odbiorowa.
   • Jak przemyślana procedura odbiorowa może zminimalizować ryzyko porażki wdrożenia?
   • Milczące odbiory i ich znaczenie.
   • Czy odbiór zawsze musi potwierdzać brak jakichkolwiek wad? Możliwość odbiorów warunkowych.
5. Prawa autorskie i zakres licencji.
   • Jak prawidłowo opisać kwestie praw do oprogramowania w umowie aby uniknąć nieporozumień i sporów?
6. Modele wynagrodzeń w umowach wdrożeniowych.
7. Gwarancja i rękojmia w umowie wdrożeniowej.
8. Postanowienia dotyczące poufności i danych osobowych w umowach wdrożeniowych.
9. Odpowiedzialność i kary umowne.
   • Sposoby sankcjonowania nienależytej realizacji umowy.
   • Limity odpowiedzialności w kontraktach IT.
   • Praktyka kar umownych oraz sporów sądowych z zakresu naliczonych kar umownych.
10. Exit Plan.
    • Kiedy i na jakich warunkach można zakończyć współpracę?
    • Jak ma wyglądać rozliczenie w razie zakończenia współpracy?