Umowy na utrzymanie, serwis i rozwój systemów IT - najlepsze praktyki i sporne kwestie

Do wynegocjowania postanowień oraz zarządzania realizacją umów na utrzymanie, serwis oraz rozwój systemu IT często nie przykłada się niestety tak dużej wagi i znaczenia jak do umów wdrożeniowych dotyczących systemów IT. Tymczasem umowy te są kluczowe dla zapewnienia sprawnego działania organizacji, pochłaniają one również większą część budżetów IT. Umowy utrzymaniowe mają również przeważnie charakter umów wieloletnich, tym istotniejsze jest więc odpowiednie określenie w nich zadań i podziału odpowiedzialności pomiędzy Usługodawcą i Usługobiorcą. Już choćby z tych przyczyn warto przeanalizować poszczególne podtypy tych umów, jak i poświęcić im więcej uwagi przy okazji negocjowania kontraktu wdrożeniowego, czy zawieraniu nowej umowy serwisowej.

Rosnące znaczenie umów utrzymaniowych wynika również z przechodzenia coraz większej liczby dostawców IT na model usługowy, w ramach którego klient zamiast płacić za wdrożenie, płaci właśnie za utrzymanie i świadczenie na jego rzecz usług serwisowych.

Granice pomiędzy pojęciami takimi jak SaaS, hosting, utrzymanie, update, upgrade, outsourcing, serwis czy rozwój systemu IT – nie są tak wyraźne jak kiedyś i zależą od postanowień konkretnie zawartej umowy. Na tle realizacji umów serwisowych zaobserwować można również rosnącą liczbę sporów arbitrażowych i sądowych.

Stąd tak istotne jest odpowiednie zredagowanie umów utrzymaniowych oraz serwisowych oraz wypracowanie mechanizmów działania, które zminimalizują ilość sytuacji spornych.

Istotną część ryzyk związanych z realizacją umów serwisowych, utrzymaniowych i rozwojowych da się ograniczyć lub wyeliminować poprzez odpowiednie zapisy umowy, które zostaną przedstawione w ramach warsztatu. W jego trakcie omówiony zostanie również sposób redagowania przedmiotu umowy serwisowej, odpowiedzialność i obowiązki stron wynikające z zawarcia takiej umowy, ryzyka związane z poszczególnymi postanowieniami takich umów – w tym ryzyko sytuacji vendor lock in – tj. uzależnienia się od pojedynczego Usługobiorcy, a także najczęstsze przypadki sporów na tle realizacji takich umów i orzecznictwo sądów z tym związane.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

Współadministratorami danych osobowych są Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. i Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. Dane przetwarzamy dla realizacji umowy, powiązanych obowiązków prawnych i organizacji szkolenia. Przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.

I. Umowa utrzymaniowa i rozwojowa – charakterystyka i jej podstawowe elementy.

1. Cel i przedmiot umowy:
   • standardy rynkowe umów utrzymaniowych,
   • elementy umowy utrzymaniowej – przykłady z praktyki,
   • help desk, support, maintenance – co w sobie kryje?
   • aktualizacja, update, upgrade – jak je odpowiednio określić w umowie i jaki jest podział zadań i odpowiedzialności stron umowy?
2. Umowa utrzymania – kwalifikacja prawna. Czy umowa utrzymania może być umową rezultatu?
3. Umowa utrzymaniowa a SaaS – podobieństwa i różnice.
4. Umowy hostingowe jako jeden z typów umów utrzymaniowych.
5. Outsourcing i usługi chmury obliczeniowej (prywatnej i publicznej) – różnice i ich znaczenie prawne.
6. Rękojmia i gwarancja a umowa serwisowa – zależności prawne, czy aby na pewno konieczne wszystkie razem?
7. Specyfika zawierania i realizacji umów utrzymaniowych w reżimie zamówień publicznych.
8. Orzecznictwo sądowe dotyczące umów serwisowych.

II.  Istotne elementy umów serwisowych i rozwojowych.

1. Zasady świadczenia usług serwisowych:
   • zakres usług w ramach podtypów umów serwisowych,
   • które postanowienia powinny się znaleźć w każdej umowie serwisowej,
   • vService Level Agreement (SLA) – podstawowe modele,
   • wynagrodzenie (zasady rozliczania wynagrodzeń, indeksacja).
2. Jak zamawiać rozwój oprogramowania?
   • Procedura zamawiania,
   • metodyka punktów funkcyjnych w umowach rozwojowych,
   • modele wynagradzania usługodawcy za prace rozwojowe,
   • modele wynagradzania za rozwój.
3. Procedury i polityki usługodawcy a związanie nimi usługobiorcy.
4. Przejmowanie systemu od innego dostawcy oraz przekazanie systemu innemu dostawcy.
5. Zarządzanie incydentami w umowach utrzymaniowych.
6. Ochrona danych osobowych i innych informacji w umowach serwisowych i rozwojowych.

III.  Prawa autorskie w umowach utrzymaniowych i rozwojowych.

1. Program komputerowy a prawa autorskie,
2. Czy modyfikacje wykonywane w ramach utrzymania i rozwoju to utwory?
3. Co w przypadku, kiedy licencji udziela jeden podmiot a usługi utrzymania świadczy drugi?
4. Swobodny rozwój i utrzymanie oprogramowania a prawa autorskie.
5. Jakie postanowienia prawnoautorskie powinny się znaleźć w umowach serwisowych i rozwojowych?
6. Rola i praktyka depozytu kodów źródłowych w umowach serwisowych i utrzymaniowych.
7. Dopuszczalne modyfikacje oprogramowania na podstawie uprawnień legalnego użytkownika (art. 75 ust. 1 pr. aut.).
8. Możliwość powierzenia zastępczej realizacji prac a prawa autorskie.
9. Vendor lock in w umowach utrzymaniowych i umowach SaaS.
10. Case study dotyczące postanowień licencyjnych w umowach utrzymaniowych.

IV.  Odpowiedzialność w umowach utrzymaniowych.

1. SLA i KPI – jako istotne mierniki w umowach na świadczenie usług.
2. Zasady odpowiedzialności usługodawcy za świadczenie przez niego usług serwisowych.
3. Czy i kiedy usługobiorca może być odpowiedzialny za rezultat?
4. Odpowiedzialność za dane w ramach umów utrzymaniowych.
5. Granice odpowiedzialności usługobiorcy.
6. Eskalacja i zarządzanie sytuacjami spornymi w umowach utrzymaniowych.
7. Realne wykonanie umowy utrzymaniowej i sankcje za jej niewykonanie - środki dyscyplinowana i motywowania usługobiorcy.
8. Kary umowne – praktyka, orzecznictwo i standardy rynkowe.
9. Zastępcza realizacja prac – praktyka, orzecznictwo i standardy rynkowe.
10. Punkty za prawidłową i nieprawidłową realizację umowy.
11. Inne formy dyscyplinowania wykonawcy.
12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w umowach serwisowych.
13. Sankcje (kary umowne, bonifikaty etc.).
14. Wypowiedzenie umowy utrzymaniowej.
15. Podstawy prawne wypowiedzenia umów serwisowych.
16. Praktyka obrotu w zakresie katalogu podstaw wypowiedzenia umowy.
17. Obowiązki stron w przypadku wypowiedzenia umowy.
18. Vendor lock-in i exit plan w umowach utrzymaniowych.
19. Ograniczenia związane ze zmianą dostawcy usług serwisowych.
20. Przeniesienie danych do innego dostawy.
21. Jak przeciwdziałać vendor lock-in.
22. Co powinien zawierać dobrze przygotowany exit plan?

Podczas szkolenia jest przewidziana jedna przerwa.