Wdrożenie systemu EZD

Wdrożenie systemu EZD w podmiotach publicznych staje się nie tylko koniecznością z punktu widzenia komunikacji elektronicznej, czyli integracji z platformą ePUAP, za chwilę z systemem do eDoręczeń i Bazą Adresów Elektronicznych. Zmiany przepisów zmierzają coraz bardziej do narzucenia obowiązku korzystania z systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją przez podmioty publiczne. Oznaczać to będzie, prawdopodobnie niebawem, obowiązek wdrożenia, czyli również wyboru systemu EZD, we wszystkich urzędach administracji publicznej, a nawet podległych jednostkach organizacyjnych.

Na rynku dostępnych jest wiele komercyjnych, niekomercyjnych systemów nazywanych wprost systemami EZD, czy też określanych mianem systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, systemów EOD itd. Nie wszystkie z nich spełniają stawiane im wymagania prawne, które pozwoliłyby na wdrożenie systemu rzeczywiście służącego elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją a nie tylko pomocniczej funkcji wspierającej tzw. system tradycyjny.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest omówienie zarówno podstawowych pojęć dotyczących zarządzania dokumentacją, ale również wskazanie, wspólnych dla wszystkich systemów EZD, czynności o charakterze organizacyjnym, których realizacja pomoże w zmianie podejścia do dotychczasowego papierowego obiegu dokumentów. Omówione zostaną również kluczowe funkcjonalności stawiane systemom EZD w świetle wymagań prawnych.

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie adresowane jest w szczególności do członków zespołów odpowiedzialnych za wybór systemu, jego wdrożenie od strony organizacyjnej, osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie Urzędu, archiwistów – koordynatorów czynności kancelaryjnych, informatyków, pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie konfiguracji systemu pod kątem ról, uprawnień, struktury organizacyjnej.

Szkolenie realizowane przy współpracy z:

Centrum Promocji Informatyki (CPI)

Firma edukacyjna działająca na rynku od 1992 r. Realizuje szkolenia, warsztaty, konferencje specjalistyczne z zakresu: prawa, finansów, informatyki i biznesu stosując nowoczesne metody szkoleniowe. Organizowane szkolenia to gwarancja wysokiej jakości i profesjonalizmu będącego wynikiem ponad 30-letniego doświadczenia.

Współadministratorami danych osobowych są Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. i Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. Dane przetwarzamy dla realizacji umowy, powiązanych obowiązków prawnych i organizacji szkolenia. Przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.

1. Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – do czego służy system EZD?
2. Konieczność czy potrzeba wdrożenia systemu EZD z punktu widzenia wymagań prawnych i bieżących potrzeb podmiotu.
3. Przygotowanie wdrożenia od strony formalnej.
4. Przygotowanie wdrożenia od strony organizacyjnej.
5. Przegląd i dostosowanie wewnętrznych regulacji podmiotu przed wdrożeniem systemu.
6. Wybrane aspekty techniczne wdrożenia systemu EZD.
7. Przegląd wymaganych funkcjonalności systemu EZD.
8. Etapy wdrożenia systemu EZD (w tym organizacja szkoleń dla różnych grup, organizacja składów, promocja i informacja).
9. Elektroniczne dokumentowanie spraw.
   • typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja z papieru (wymagania prawne, organizacyjne),
   • wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych,
   • dokumentowanie spraw w systemie EZD – zasady wynikające z przepisów kancelaryjnych i innych wymagań prawnych,
   • typowe nieprawidłowości:
     
     • wykorzystania systemu EZD,
     • postępowania z dokumentacją elektroniczną i sposoby ich unikania.
10. Efekty wdrożenia.