Ochrona sygnalistów w organizacjach - dobre praktyki

Ustawa o ochronie sygnalistów, która obowiązuje od 2024 r., stawia przed pracodawcami nowe wyzwania. Z przepisów wynika, że organizacje powinny delegować osobny personel do obsługi procedur dla sygnalistów. Zakazane jest utrudnianie zgłoszeń i szkodzenie sygnalistom. Sprawcom działań odwetowych przeciwko osobom zgłaszającym grozi nawet do 3 lat pozbawienia wolności. Na webinarze zostanie zaprezentowane, jak efektywnie i zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów reagować na informacje od sygnalistów.

Każdy podmiot prywatny i publiczny, na rzecz którego pracuje co najmniej 50 osób, musi wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszenia prawa i podejmowania działań następczych. Na pracodawców, którzy nie dopełnią tego obowiązku lub wprowadzą procedurę z istotnymi uchybieniami, może zostać nałożona grzywna. Ustanowienie procedury, a potem także wprowadzanie do niej zmian wymaga rozwiązania wielu trudnych dylematów. Najpoważniejsze będą dotyczyć kategorii zgłaszanych naruszeń prawa, możliwości zgłaszania anonimowego, liczby i rodzaju kanałów sygnalizowania. Pracodawcy powinni zdecydować jakie środki wsparcia dla sygnalistów wdrożą, aby zapewnić im wymagany poziom bezpieczeństwa. Muszą też działać w sposób, który nie będzie ograniczać pracownikom dostępu do zewnętrznych ścieżek zgłaszania, prowadzonych przez organy publiczne oraz Rzecznika Praw Obywatelskich.

Pierwsza połowa szkolenia będzie poświęcona formalnym obowiązkom stawianym pracodawcom. Podstawowym zagadnieniem jest wymóg wprowadzenia wewnętrznej procedury dla sygnalistów, która może podlegać dalszym zmianom i ewaluacji. Omówione zostaną jej obowiązkowe i fakultatywne elementy oraz rekomendowane rozwiązania dla różnego typu organizacji. Wyjaśniona zostanie m.in. rola systemu zachęt do zgłaszania nieprawidłowości. Prowadzący opowie, kogo i w jakim trybie należy informować o możliwości skorzystania z procedury. W prezentacji omówione zostaną także czynniki warunkujące skuteczność działania procedur zgłaszania naruszeń prawa. W tym kontekście istotna jest rola kultury organizacyjnej, co zostanie zademonstrowane na tle danych ze zgłoszeń i wyników badań społecznych. W tej części szkolenia Uczestnicy poznają, co jest potrzebne organizacji do przyjmowania zgłoszeń. W tym jak przygotować personel, wybrać kanały sygnalizowania oraz przeprowadzić pierwszą ocenę zgłoszenia.

W drugiej połowie szkolenia omówiona zostanie metodyka prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Zaprezentowane zostaną sposoby weryfikacji informacji od sygnalisty. Mieści się w nich także sztuka prowadzenia wysłuchań świadków. Przedstawione zostanie, jakimi rezultatami może zakończyć się postępowanie i jak pracodawca może je spożytkować w ramach działań naprawczych. W ostatniej części przeprowadzona zostanie przykładowa analiza ryzyka dla informacji przetwarzanych w ramach systemu obsługi zgłoszeń. Wyjaśnione zostanie, na czym polega standard zachowania poufności postępowania i w jakim zakresie odnoszą się do niego regulacje o ochronie danych osobowych. Prowadzący zademonstruje, jak postępować z dowodami i zeznaniami świadków, aby członkom komisji nie został postawiony zarzut ujawnienia tożsamości sygnalisty i danych wrażliwych. Inną omawianą czynnością związaną z przekazywaniem wiedzy o postępowaniu będzie obowiązek prawny polegający na sformułowaniu informacji zwrotnej do sygnalisty.

Pierwsza połowa szkolenia będzie poświęcona ustawowym obowiązkom pracodawców. Następnie szczegółowo omówiona zostanie metodyka prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających - prowadzący szkolenie skupi się w szczególności na przebiegu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Omówi związane z nim dobre praktyki oraz ostrzeże przed błędami, które mogą sprowadzić problemy prawne na członków komisji wyjaśniających. Szkolenie pokaże, co w praktyce oznacza przeprowadzanie czynności dochodzeniowych z należytą starannością. Szkolenie wskaże również na konieczność przykładania wagi do działań, które zapewniają poufność postępowania.

Na szkoleniu poruszymy wiele praktycznych problemów, m.in.:

• Jak dokumentować ustne zgłoszenia i zeznania świadków?
• Jak postępować ze zgłoszeniami anonimowymi?
• Kto może uzyskać dostęp do zgłoszeń?
• Co robić ze zgłoszeniami, które przyjdą nieautoryzowanym kanałem?
• W jakiej formie mogą być realizowane działania następcze?
• Jak długo przechowywać dane o zgłoszeniach?
• Kto i jak ma wykazać, że działania odwetowe nie wystąpiły?
• Jak podsumować postępowanie wyjaśniające?

Formuła warsztatowa

Formuła warsztatowa szkolenia (możliwość zadawania pytań na żywo, dyskusja) pozwoli Uczestnikom wymienić się doświadczeniami oraz własnymi spostrzeżeniami na temat wprowadzanych rozwiązań prawnych.

Dla kogo jest to szkolenie? 

Grupą docelową są działy HR, kadr, compliance oraz prawnicy, którzy: zajmują się wewnętrzną obsługą prawną, pracują w biurze zarządu - równolegle ze standardowymi obowiązkami powierzono im również kompetencje z zakresu compliance, zajmują się doradztwem dla klientów korporacyjnych, przyjmują zgłoszenia od sygnalistów i biorą udział w pracach w wewnętrznych komisji wyjaśniających, są odpowiedzialni za procedury wewnątrzorganizacyjne, są zainteresowani problematyką whistleblowing-u.

1. Formalne ramy ochrony sygnalistów w organizacji 

• Skutki wejścia w życie Ustawy o ochronie sygnalistów.
• Dostępne wsparcie w zakresie obsługi procedur zgłoszeń wewnętrznych.
• Znaczenie ustawowych elementów procedury dla sygnalistów.
• Upowszechnianie informacji o procedurze.
• Kryteria i wskaźniki ewaluacji procedury.

2. Praktyczne aspekty przyjmowania zgłoszeń.

• O czym należy pamiętać wybierając kanały dla sygnalistów.
• Przygotowanie personelu do przyjmowania zgłoszeń.
• Analiza wybranych nieprawidłowości.
• Znaczenie anonimowości i anonimizacji zgłoszeń.
• Jak zachęcać do zgłaszania?

Sesja pytań i odpowiedzi

3. Praca komisji wyjaśniających.

• Cel i warianty działań następczych.
• Ramy działania wewnętrznych komisji wyjaśniających.
• Czynności dochodzeniowe i gromadzenie dowodów.
• Odpowiedzialność członków komisji wyjaśniających.
• Zakończenie postępowania wewnętrznego i opracowanie zaleceń.

4. Ochrona poufności postępowania.

• Prowadzenie rejestru zgłoszeń.
• Ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w ramach postępowania.
• Ochrona danych osobowych w zgłoszeniach.
• Zabezpieczanie informacji i dowodów na wszystkich etapach postępowania.
• Udzielanie informacji zwrotnej.

Sesja pytań i odpowiedzi