KSeF 2.0 w praktyce

25 lipca 2025 roku Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT, która etapami wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), począwszy od 1 lutego 2026 roku.

Już 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla większości podatników. Za brak wdrożenia będą grożą kary finansowe, nawet do 100% wartości wystawionej faktury.

Najwięksi podatnicy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, rozpoczęli już od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe wystawianie faktur przez KSeF. Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – dołączą do KSEF 1 kwietnia 2026 r. Mikroprzedsiębiorcy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie będą objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.  Z obowiązku zwolnieni zostaną konsumenci i część nierezydentów bez numeru NIP.

Wprowadzenie KSeF 2.0 oznacza dla podatników konieczność:

• dostosowania systemów informatycznych,
• zmiany wielu procedur wewnętrznych,
• aktualizacji dokumentacji,
• uaktualnienia umów z kontrahentami. 

Podczas szkolenia omówione zostaną aspekty prawne, techniczne i organizacyjne, dotyczące wdrożenia KSeF 2.0. Uczestnicy dowiedzą się, jak krok po kroku prawidłowo wdrożyć KSeF w każdej organizacji.

Prelegentka omówi między innymi: 

• strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej – jej kluczowe pola i elementy obowiązkowe,
• faktury krajowe, zagraniczne i uproszczone w KSeF2.0,
• faktury korygujące i zaliczkowe w nowym systemi, 
• moment wystawienia i otrzymania faktury w KSeF, 
• terminy odliczenia VAT i wpływ na rozliczenia,
• sankcje za brak stosowania KSeF lub błędne wystawienie faktur.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest zapewnienie uczestnikom kompleksowej wiedzy o nowych zasadach działania Krajowego Systemu e-Faktur w wersji 2.0, z uwzględnieniem zmian prawnych, technicznych i organizacyjnych, oraz przygotowanie do wdrożenia w firmie.

Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się m.in.:

• KSeF 2.0 – jaki jest aktualny stan prawny oraz harmonogram wdrożenia KSeF?
• Kto musi wystawiać faktury w KSeF? Kogo obejmuje obowiązek, wyjątki?
• Jak wygląda nowa wersja faktury ustrukturyzowanej?
• Jak zmienia się definicja momentu wystawienia i otrzymania faktury?
• Jak powinna przebiegać integracja KSEF z systemami finansowo–księgowymi?
• Jakie sankcje grożą za brak stosowania KSeF lub błędne wystawienie faktur?
• Jak wystawić fakturę w przypadku awarii KSeF?

Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie skierowane jest do specjalistów ds. podatków, dyrektorów finansowych, głównych księgowych, księgowych, osób zajmujących się finansami w przedsiębiorstwach, osób zajmujących się finansami w JST, osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

1. Wprowadzenie do KSeF 2.0.

• Podstawy prawne i terminy wejścia w życie obowiązku.
• Zakres podmiotowy – kogo obejmuje obowiązek, wyjątki.

2. Faktura ustrukturyzowana – nowa definicja i wymogi.

• Struktura logiczna FA(2) – kluczowe pola i elementy obowiązkowe.
• Faktury krajowe, zagraniczne i uproszczone w KSeF.
• Faktury korygujące i zaliczkowe w nowym systemie.

3. Obsługa KSeF w praktyce.

• Logowanie i autoryzacja użytkowników.
• Nadawanie i odbieranie uprawnień.
• Wysyłka faktur i odbiór UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
• Weryfikacja statusu faktury i postępowanie w przypadku odrzucenia.

4. Integracja z systemami finansowo–księgowymi.

• Sposoby połączenia programu księgowego z KSeF.
• API KSeF – co trzeba ustalić z dostawcą oprogramowania?
• Tryby offline.

5. Aspekty podatkowe i sankcje.

• Moment wystawienia i otrzymania faktury w KSeF.
• Terminy odliczenia VAT i wpływ na rozliczenia.
• Sankcje za brak stosowania KSeF lub błędne wystawienie faktur.

6. Przykłady i warsztat praktyczny.

• Wystawienie faktury w KSeF – krok po kroku.
• Analiza typowych błędów i komunikatów systemu.
• Rozwiązanie studium przypadku.